Wer zeitgemäße E-Mails und Briefe schreiben und nicht die üblichen, langweiligen Floskeln verwenden möchte, der muss sich schon ins Zeug legen. 

Ich verrate Ihnen drei wichtige Regeln, die Ihnen helfen, moderner zu formulieren.

Regel Nummer 1

Trauen Sie sich etwas. Das, was andere schreiben, zu kopieren, ist langweilig. Sie ziehen sich ja auch nicht an wie alle anderen. Es gilt also: Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Kreativ zu formulieren bedeutet auch, sich etwas zu trauen. Be different! 

Regel Nummer 2 

Schreiben Sie mehr so wie Sie sprechen. Wenn Sie das beherzigen, fallen Sätze wie „In der Anlage übersende ich Ihnen“ sofort hinten rüber. Sie würden eher schreiben „Ich schicke Ihnen heute“ oder „Sie erhalten heute von mir“. Das finde ich persönlich schon besser. Nicht perfekt, aber besser. 

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In einem Gespräch neulich mit einer Teilnehmerin fragte sie mich bei einem Wort, ob das die Schreibweise nach der neuen Rechtschreibung sei oder nach der alten.

Also: Am 1. August 2007 endete in Deutschland die Übergangsfrist, in der Abweichungen vom Regelwerk in den Schulen noch toleriert wurden. Das war vor über 12 Jahren. Wieso sprechen Menschen heute noch über eine neue oder alte Rechtschreibung?

Mir ist egal, wie etwas vor 2007 geschrieben wurde. Es gibt eine einzige, gültige Rechtschreibung. Und das ist nicht die neue, sondern einfach nur die deutsche Rechtschreibung. 

Und die sieht diese Schreibweisen, über die man überall stolpert, nicht vor:

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Modern bedeutet „in“. Das trägt man jetzt, das macht man jetzt. Wenn es danach ginge bei moderner Korrespondenz, wären unsere E-Mails und Briefe voller Fehler, Abkürzungen und Grammatikfehler. Denn das macht man jetzt so. Allerdings nicht in E-Mails, sondern im Netz. 

Nur, was man im Netz macht, schleicht sich auch schnell in die normale schriftliche Kommunikation ein. Intern schreiben viele schon nicht mehr „Viele Grüße“, sondern einfach nur „VG“. Tja, die Anschläge spart man sich. Das ist ein bisschen wie im wirklichen Leben: „Ich wünsche dir ein schönes Wochenende“, sage ich. „Dito“, sagt mein Gegenüber. Vielleicht ist das heute so. Muss es aber nicht sein.

Nutzen Sie die allgemeine Oberflächlichkeit für sich 

Die allgemeine Tendenz, Wörter abzukürzen, nicht mehr in ganzen Sätzen zu kommunizieren und die Rechtschreibung und Grammatikregeln konsequent zu ignorieren, ist Ihre Chance, mit ganz einfachen Mitteln zu punkten. Sie schreiben in ganzen Sätzen, kürzen nichts ab und halten sich an die Regeln. So einfach kann es gehen.

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Viele Chefs haben keine Ahnung, was ihre Assistentinnen den ganzen Tag so machen. Ihr Chef auch nicht? Wissen Sie denn, was Ihr Chef den ganzen Tag so macht, womit er sich beschäftigt? 

Zu einer wirkungsvollen Chefentlastung gehört, dass Sie beide – Chef/Chefin und Assistentin – an einem Strang ziehen. Sie sollten die gleichen Prioritäten haben, die gleichen Ziele verfolgen.  

Doch der Informationsfluss zwischen diesen beiden Menschen ist nicht immer so, wie er sein sollte. Viele Chefs sind so häufig in Meetings, dass keine oder kaum Zeit bleibt für Rücksprachen. Einen regelmäßigen Jour fixe haben viele Assistentinnen schon lange nicht mehr. Dafür sitzt der Vorgesetzte aber mit seinen Mitarbeitern zusammen – die Assistentin hat das Nachsehen. Was können Sie also tun, um die Informationen für Ihre Arbeit zu bekommen, die Sie benötigen. Wie bekommen Sie Ihren Chef dazu, sich wieder regemäßig mit Ihnen zusammenzusetzen?

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Wenn ich so unterwegs bin, und das bin ich oft, schaue ich mir an, was die anderen Reisenden so treiben. Manchmal sitzen sie mir auch direkt gegenüber, so dass ich gar nicht anders kann, als hinzuschauen. Obwohl: Ich sitze nicht gern an diesen Vierertischen im ICE; da sehe ich Sachen, die ich gar nicht sehen will. 

Neulich saß mir jemand gegenüber, den ich auf den ersten Blick für einen Checker, einen Wichtigtuer hielt. Kennen Sie Menschen, die wichtig gucken? Die beim Blick auf ihre teure Uhr das Hemd hochschieben, die Augenbraue heben, als hätten sie gerade etwas Wichtiges gesehen, dazu nicken und die Uhr bleibt danach sichtbar? So einer war das. Nicht mein Fall. Ich finde Wichtigtuer albern. Kann ich nicht ernstnehmen. 

Wichtigtuer und ein digitaler Einzeller

Der Wichtigtuer und ich mussten beide in Mannheim umsteigen. Zufällig saßen wir im nächsten Zug wieder gemeinsam am Vierertisch. Kurzes Zunicken, lächeln. Das reichte mir.

Als der Zugbegleiter die Tickets sehen wollte, konnte ich mein Handy in der Tasche lassen. Ich hatte bereits den Komfort-Check-in genutzt und konnte weiter dösen. Der Wichtigtuer kramte in seiner Tasche und holte aus einer Klarsichthülle sein ausgedrucktes Ticket heraus. Ich musste mich zusammenreißen, nicht zu sagen „Echt jetzt“? Geschafft habe ich zu sagen „Ich sehe, Sie haben Ihr Ticket ausgedruckt, statt es auf dem Handy zu haben“. 

Ein einfaches „Ja, da bin ich altmodisch“, hätte ihn noch gut aussehen lassen und ich hätte schmunzelnd gesagt „Ja, manchmal ist das so“. Aber nein, als Wichtigtuer beginnt er, mir die Vorteile des ausgedruckten Tickets zu erklären. Das sollte ich besser auch machen, weil … ich schalte ab. Mansplaining, also wenn Männer versuchen, Frauen die Welt zu erklären, finde ich ohnehin unerträglich. 

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Eine Teilnehmerin, nennen wir sie Jana, erzählte letztes im Seminar von einem Kollegen, der es regelmäßig schafft, sie auf die Palme zu bringen. Was macht der Kollege? 

Ein Beispiel
Jana schreibt viele Protokolle, einige sind fast zehn Seiten lang. Und es dauert nicht lange, das Protokoll ist kaum verschickt, klingelt das Telefon. Wenn sie Christophs Nummer nur sieht, schäumt sie innerlich schon; ihr Puls beginnt zu rasen, ihr Herz schlägt ihr bis zum Hals. Sie weiß, was jetzt passiert und geht genervt ran. Und es ist jedes Mal das gleiche: „Du Jana, in dem Protokoll, das du gerade verschickt hast, ist auf Seite sieben im vorletzten Absatz ein Fehler. Ich glaube, da muss „wie“ stehen und nicht „wir“. Da hast du dich bestimmt vertippt.“ 

Sie würde ihn jetzt am liebsten anschreien. Tut sie aber nicht. „Christoph, in acht Seiten Protokoll ist ein Fehler. Und? Das ist jetzt nicht dein Ernst?“, sagt sie zu ihm. Sie musste das jetzt sagen, zu oft hat sie nichts gesagt und sich geärgert. Das Schlimme jedoch ist, Christoph wird genau das wieder tun. Jana anrufen, sie auf einen Fehler hinweisen. Und Jana wird sich wieder angegriffen fühlen.

„Warum tut der das?“, fragt sie mich im Seminar. „Es ist doch nicht schlimm, wenn auf so vielen Seiten ein Fehler ist und es ist ja offensichtlich ein Tippfehler. Ich finde das unverschämt." 

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Ich habe schon alles versucht, nichts hat funktioniert“, das sagen manchmal Damen in meinen Seminaren. 

Darüber „klagen“ Assistentinnen

  • Die eine Teilnehmerin versucht, ihren Chef dazu zu bewegen, sich morgens 10 Minuten mit ihr abzustimmen. Fehlanzeige. Das klappt genau dreimal, dann versetzt er sie wieder.
  • Die andere versucht seit Jahren, häufiger nein zu sagen. Doch ihre Hilfsbereitschaft und ihr Verantwortungsbewusstsein stehen ihr im Weg. Sie ist für alle und jeden da, nur nicht für sich selbst.
  • „Das macht mich wahnsinnig“, sagte letztens eine Teilnehmerin. Sie meinte die Geräusche und Kommentare ihrer Kollegin, die ihr gegenübersitzt und vor sich hinbrabbelt.

Sie kennen solche Situationen?

Vielleicht kommt Ihnen die eine oder andere Situation bekannt vor. Wenn ja, dann wissen Sie, dass solche Situationen entweder die Freude an der Arbeit trüben oder dass die Energieräuber Sie auslaugen und Ihnen Ihre Kräfte rauben. Zu Frustration führt so etwas allemal.  

Burn-out vermeiden

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Aktueller Blogeintrag

Wie formulieren Sie eine gute Abwesenheitsnotiz?

Zu Ostern werden viele Assistentinnen und ihre Chefs ein paar Tage Auszeit nehmen. Ihre Geschäftspartner und Kunden schreiben Ihnen vielleicht trotzdem und möchten gern wissen, wann Sie wieder da sind.

Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Outlook zu Ostern mal anders und mit Schwung formulieren und was Sie besser nicht schreiben sollten.

Das sind meine fünf wichtigsten Tipps:

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