Ich habe mal irgendwo gelesen, dass eine Assistentin als gleichberechtigte Partnerin ihres Chefs unter anderem in der Lage sei, ihm zum richtigen Zeitpunkt konstruktives Feedback zu geben.

Das kommt mir ganz schön anspruchsvoll vor. Und doch wäre es schön, wenn Sie und Ihr Chef auf Augenhöhe miteinander umgingen. Oder was meinen Sie?

Gehört Ihr Chef zu den Vorgesetzten, die sich konstruktives Feedback wünschen? Das wissen Sie vielleicht gar nicht. Nicht jeder Chef möchte auf seine Eigenheiten hingewiesen oder gar gemaßregelt werden. Nach dem Motto „Hier sieht es wieder aus. Keine Ahnung, wie Sie sich zurechtfinden“, wenn die Assistentin seinen übervollen Schreibtisch kommentiert.

Erarbeiten Sie sich die Augenhöhe

Ich glaube, dass Sie sich einen Umgang auf Augenhöhe erarbeiten müssen. Und wie machen Sie das am besten?

Meine 5 Ideen, wie Ihnen das gelingt:

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Im Eifer des Gefechts und der Emotionen kann schon mal ein falsches Wort „schlüpfen“ oder man vergreift sich im Ton. Wenn so etwas passiert, merkt man das in der Regel schnell. Passiert Ihnen das gegenüber Ihrem Chef, sollten Sie sofort handeln und um Entschuldigung bitten. So weit so gut. Das schaffen Sie.  

Doch nicht immer ist einem bewusst, dass man sich im Ton vergriffen oder eine falsche Formulierung gewählt hat. Die Reaktion des Gegenübers spricht zwar Bände, doch man selbst zuckt mit den Schultern und denkt „Soll der sich doch nicht so anstellen“ oder „Das muss er abkönnen“. Doch kommunikative „Fehltritte“ nimmt Ihnen Ihr Gegenüber vielleicht übel. Vor allen Dingen dann, wenn sie sich wiederholen. 

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Viele Chefs sind so selten im Büro, dass sie kaum dazu kommen, sich mit ihren Assistentinnen abzustimmen. Das ist ein bisschen so wie Ehemänner, die abends spät von der Arbeit kommen und es gerade noch so schaffen, ihren Kindern eine gute Nacht zu wünschen. Die Ehefrau hat das Gefühl alles bliebe an ihr hängen und Unzufriedenheit bis Unglück machen sich breit. Manchmal gehen diese Paare zur Paartherapie. 

Sind Chefs und Assistentinnen eine Art Paar?

Chefs und Assistentinnen haben auch nicht immer die Zeit, sich ausreichend abzustimmen und für einen ausreichenden Informationsfluss zu sorgen. Termine werden überzogen und der Abstimmungstermin, den Sie mit Ihrem Chef hatten, fliegt kurzerhand aus dem Kalender. 

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Einfach, präzise und verständlich – so ist moderne Korrespondenz idealerweise. Doch die Realität sieht anders aus. Und gerade bei schwierigen Anlässen wie Antworten auf Beschwerden und Reklamationen greift man schon mal in die Umstandskrämer-Schublade.

Altmodische Wörter, viele Substantive und Floskeln müssen herhalten, wenn man einfach nur sagen möchte „es tut uns sehr leid". 

Hier ein paar Beispiele, wie Entschuldigungen häufig aussehen und wie Sie besser formulieren könnten. 

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Ich erinnere mich noch, als mein Chef mich „damals“ zum Diktat rief. Lustig. Ich mit Stenoblock rein in die Höhle es Löwen. So fühlte es sich jedes Mal an. Mein Chef war Perfektionist und unerbittlich. Die ganze Firma zitterte vor ihm. Chefassistenz auf Augenhöhe war zunächst nicht machbar. Die Rollen waren klar verteilt. Und trotzdem habe ich mir den Respekt erarbeitet, der mir wichtig war, damit ich langfristig mit dieser starken Persönlichkeit zusammenarbeiten konnte. 

Wichtige Voraussetzungen für das Dreamteam Chef und Assistentin

Freude bei der Arbeit und eine angenehme Arbeitsatmosphäre waren mir wichtig – Voraussetzungen für eine effektive Entlastung meines Chefs. Das Wort Achtsamkeit gab es damals noch nicht in meinem Wortschatz. Und doch habe ich gelernt, Wünsche, Bedürfnisse und Meinungen zu äußern und nicht den Gegenwind meines Chefs zu fürchten. Denn das gehört zu Chefassistenz auf Augenhöhe dazu: Dass Sie sich trauen, Ihre Meinung zu sagen. 

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So meistern Sie den Einstieg in Ihre E-Mails

„In der Anlage übersende ich Ihnen“ – ja das kann man natürlich schreiben. Oder „Ich komme zurück auf das mit Ihnen geführte Telefonat“ – daran ist nichts richtig Falsches. Was Sie sich nur fragen sollten „Ist das die Kommunikation, die unser Unternehmen am besten repräsentiert?“

Überlegen Sie, wie Sie wirken möchten

Wenn Sie altmodisch und behäbig daherkommen wollen, machen Sie mit solchen Formulierungen alles richtig. Sie möchten jedoch Ihren Geschäftspartnern ein dynamisches, innovatives Bild von sich vermitteln? Dann sind Sie auf der falschen Spur unterwegs. 

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Ein Bekannter ist seit 25 Jahren in der gleichen Firma beschäftigt. Zum 25. Jubiläum erhält er ein Gratulationsschreiben seiner Firma. Ich hielt das erst für einen schlechten Scherz als ich den Text las. Aber sehen Sie selbst, was Mitarbeiter in Personalabteilungen sich trauen, ihren Kollegen zu schreiben. 

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