Einfach, präzise und verständlich – so ist moderne Korrespondenz idealerweise. Doch die Realität sieht anders aus. Und gerade bei schwierigen Anlässen wie Antworten auf Beschwerden und Reklamationen greift man schon mal in die Umstandskrämer-Schublade.

Altmodische Wörter, viele Substantive und Floskeln müssen herhalten, wenn man einfach nur sagen möchte „es tut uns sehr leid". 

Hier ein paar Beispiele, wie Entschuldigungen häufig aussehen und wie Sie besser formulieren könnten. 

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Ich erinnere mich noch, als mein Chef mich „damals“ zum Diktat rief. Lustig. Ich mit Stenoblock rein in die Höhle es Löwen. So fühlte es sich jedes Mal an. Mein Chef war Perfektionist und unerbittlich. Die ganze Firma zitterte vor ihm. Chefassistenz auf Augenhöhe war zunächst nicht machbar. Die Rollen waren klar verteilt. Und trotzdem habe ich mir den Respekt erarbeitet, der mir wichtig war, damit ich langfristig mit dieser starken Persönlichkeit zusammenarbeiten konnte. 

Wichtige Voraussetzungen für das Dreamteam Chef und Assistentin

Freude bei der Arbeit und eine angenehme Arbeitsatmosphäre waren mir wichtig – Voraussetzungen für eine effektive Entlastung meines Chefs. Das Wort Achtsamkeit gab es damals noch nicht in meinem Wortschatz. Und doch habe ich gelernt, Wünsche, Bedürfnisse und Meinungen zu äußern und nicht den Gegenwind meines Chefs zu fürchten. Denn das gehört zu Chefassistenz auf Augenhöhe dazu: Dass Sie sich trauen, Ihre Meinung zu sagen. 

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So meistern Sie den Einstieg in Ihre E-Mails

„In der Anlage übersende ich Ihnen“ – ja das kann man natürlich schreiben. Oder „Ich komme zurück auf das mit Ihnen geführte Telefonat“ – daran ist nichts richtig Falsches. Was Sie sich nur fragen sollten „Ist das die Kommunikation, die unser Unternehmen am besten repräsentiert?“

Überlegen Sie, wie Sie wirken möchten

Wenn Sie altmodisch und behäbig daherkommen wollen, machen Sie mit solchen Formulierungen alles richtig. Sie möchten jedoch Ihren Geschäftspartnern ein dynamisches, innovatives Bild von sich vermitteln? Dann sind Sie auf der falschen Spur unterwegs. 

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Ein Bekannter ist seit 25 Jahren in der gleichen Firma beschäftigt. Zum 25. Jubiläum erhält er ein Gratulationsschreiben seiner Firma. Ich hielt das erst für einen schlechten Scherz als ich den Text las. Aber sehen Sie selbst, was Mitarbeiter in Personalabteilungen sich trauen, ihren Kollegen zu schreiben. 

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Mir geht es so wie den meisten Menschen. Auch ich hänge an Ritualen und pflege Komfortzonen. Allerdings überwinde ich mich mit schöner Regelmäßigkeit, um eben diese Komfortzonen zu verlassen und etwas Neues auszuprobieren. Und meist werde ich mit einer positiven Überraschung belohnt.

Arbeiten mit dem Tablet funktioniert für mich super

Alle reden von modernen Tools. Ich natürlich auch. Und seitdem ich mein neues Tablet habe, liegt mein Laptop meist nur noch in der Ecke. Das hätte ich mir nicht träumen lassen. Ich dachte vor einigen Jahren noch, dass ein Tablet nice to have und nur Spielerei sei, um Videos auf YouTube zu gucken Pustekuchen. 

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„Du immer“ und „Das ist doch was für Korinthenkacker“, höre ich schon mal, wenn ich mich über Rechtschreib- und Grammatikfehler ärgere. Im Internet, in Newslettern und auf Plakatwänden und wo man hinschaut, wimmelt es nur so von Fehlern.

Und auch die vermeintlichen Profis schauen nicht immer so genau hin. Ich erhalte Werbung für ein Korrespondenztraining per E-Mail-Newsletter. Und so startet der Versender ins Anschreiben: 

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Ein Kollege vergreift sich im Ton, Ihr Chef wird hektisch macht Druck, Ihre Kollegin nervt, weil sie immer zu laut telefoniert. Dass Ihr Nervenkostüm an einigen Tagen blank liegt, ist nicht weiter verwunderlich. Krafträuber lauern an jeder Ecke, Kollegen, die Sie schier verrückt machen, tauchen im Minutentakt bei Ihnen auf.

Doch ein solches Arbeiten halten Sie nicht lange durch. Auch lautes Schnaufen, „das muss der doch merken“ verschafft Ihnen keine Entlastung. Die besonderen Herausforderungen in Ihrem Job verlangen nach ganz besonderen Fähigkeiten, damit Sie stark und leistungsfähig bleiben.

Energieräubern die Stirn bieten 

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