„Lächeln Sie doch mal“, sagte früher schon mal ein Kollege zu mir. Wie bitte? Wie stellt der sich das denn vor? Ich bin konzentriert und währenddessen grinse ich nicht meinen Bildschirm an. Oder sollte man das tun, um freundlich und charmant zu wirken?

Wirkungsvolle Chefentlastung geht einem am besten fröhlich, entspannt und gelassen von der Hand. Die lieben Kollegen – mit ihren Marotten und Unverschämtheiten können Ihnen da schon mal einen Strich durch die Rechnung machen. Und Chefs, die mehr auf Hellsehen, denn auf Informationsfluss setzen, machen es Ihnen auch nicht gerade leicht.

Also: Mit Schwung und Charme das Office zu managen ist gar nicht so einfach.

Meine 3 besten Tipps, wie Sie sich im Büro nicht unterkriegen lassen 

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Bei altmodischer Korrespondenz denken viele Menschen an „In der Anlage übersenden ich Ihnen“ oder „Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung“. Das fällt mir als erstes ein. Und dann denke ich gleich an das unsägliche „gern“, das viele Menschen gleich an den Satzanfang stellen, um ... besonders höflich zu erscheinen?

Das ist nicht präzise

„Teilen Sie uns gerne mit, wenn Sie auf einem anderen Platz sitzen.“ sagt die Flugbegleiterin. Das erscheint mir etwas umständlich formuliert. Warum sagt sie nicht „Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie auf einem anderen Platz sitzen“? Das wäre einfach und präzise formuliert. Sie möchte doch, dass ich das tue, oder? Dann sollte sie mir das auch so sagen. Wenn sie es besonders höflich formulieren wollte, könnte sie auch sagen „Bitte seien Sie so freundlich und teilen uns mit, wenn ….“. (Ja, hier muss der Konjunktiv stehen.) 

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Ich habe eine Komfortzone, aus der ich mich nicht so gerne herausbewege. Das liegt nicht daran, dass diese Komfortzone sonderlich bequem ist. Nein, sie ist mir nur vertraut. Der Grad des Unbequemen ist mir bekannt und ich bin bereit, ihn in Kauf zu nehmen.

Assistenzen pflegen auch Komfortzonen

Bei meinen Seminarteilnehmerinnen findet sich das Phänomen auch. Viele Assistentinnen arbeiten seit vielen, vielen Jahren in der gleichen Art und Weise. Sie notieren sich ihre To Dos auf einem Block, E-Mails, die sie später bearbeiten möchten, drucken sie aus und für Rücksprachen mit ihren Chefs nehmen sie einen ganzen Berg Unterlagen mit ins Gespräch. Der Blick über den analogen Tellerrand fällt einigen noch schwer. 

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„Ich komme morgens um 7 Uhr und gehe so gegen 18 Uhr“, sagte letztens eine Teilnehmerin. Das ist schnell ausgerechnet: Sie verbringt 11 Stunden ihres Tages im Büro. Ich finde das zu viel. Und sie nimmt an einem Chefentlastungsseminar teil. Hat sie nicht schon genug zu tun?

Ich habe sie gefragt, warum sie teilnimmt und sie sagte, sie erhoffe sich Hilfe, wie sie die Zusammenarbeit mit ihrem Chef optimieren und die Überstunden reduzieren könne. Da war sie bei mir richtig. 

Weniger arbeiten – mehr Chefentlastung

Praktisch sieht es so aus, dass ich es als meine Aufgabe betrachte, den überarbeiteten Assistentinnen in meinen Seminaren Tools, Kniffe und Kommunikationstipps an die Hand zu geben, mit denen sie den Chefentlastungseffekt noch weiter optimieren und gleichzeitig weniger und entspannter arbeiten können. Chefentlastung und gelebte Resilienz!

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Sie können ganz einfach prüfen, wie modern Sie arbeiten, indem Sie die folgenden Aussagen mit ja oder nein beantworten.

• Ich mache mir hin und wieder Notizen auf Post-its.
• Meine Aufgaben notiere ich mir auf einem Block.
• Einige E-Mails drucke ich aus und lege sie in die Wiedervorlagemappe.
• Einige E-Mails drucke ich aus, um mit meinem Chef darüber zu sprechen.
• Ich drucke meinem Chef Präsentationen aus. 

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Mein Top-Tipp für mehr Achtsamkeit

Dass die Arbeitsbelastung wächst, ist kein Geheimnis. Und es vergeht kaum ein Seminar, in dem ich nicht darauf angesprochen werde, wie man achtsam mit sich umgeht. Sogar letztens im Korrespondenztraining sprach mich eine Teilnehmerin darauf an – und bei diesem Thema steht Achtsamkeit so gar nicht auf der Agenda. Da sieht man mal, wie bedeutsam Achtsamkeit heutzutage ist. Energieräuber lauern einfach an jeder Ecke und es nicht so einfach, sich dennoch energetisch und stark zu fühlen.

Ich habe einen sehr einfachen Tipp für Sie, wie Sie es schaffen, achtsamer mit sich umzugehen und gebe Ihnen dazu ein Beispiel: 

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„Frau Hansen, ich könnte jetzt gut einen Kaffee trinken.“ Auch Chefs kommunizieren indirekt, wie es scheint. Denn Frau Hansen weiß, was das bedeutet: „Machen Sie mir doch mal einen Kaffee.“

Dieses Beispiel erzählte Frau Hansen neulich im Seminar. Und, ganz ehrlich – sowas habe ich lange nicht gehört. Für sie war es alltäglich, dass ihr Chef sie zum Kaffeekochen schickte. Naiv, wie ich bin, ging ich davon aus, dass diese Zeiten vorbei seien. Auf die heute üblichen Kaffeevollautomaten drückt man doch nur noch drauf und die gewünschte Kaffeespezialität ergießt sich in der Tasse. Nun, nur aufstehen und hingehen muss man noch. Wenn man dazu zu faul oder wichtig ist, braucht man wohl eine Assistentin, die das erledigt. Sie merken schon, das Thema regt mich auf.  

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