Mein Top-Tipp für mehr Achtsamkeit

Dass die Arbeitsbelastung wächst, ist kein Geheimnis. Und es vergeht kaum ein Seminar, in dem ich nicht darauf angesprochen werde, wie man achtsam mit sich umgeht. Sogar letztens im Korrespondenztraining sprach mich eine Teilnehmerin darauf an – und bei diesem Thema steht Achtsamkeit so gar nicht auf der Agenda. Da sieht man mal, wie bedeutsam Achtsamkeit heutzutage ist. Energieräuber lauern einfach an jeder Ecke und es nicht so einfach, sich dennoch energetisch und stark zu fühlen.

Ich habe einen sehr einfachen Tipp für Sie, wie Sie es schaffen, achtsamer mit sich umzugehen und gebe Ihnen dazu ein Beispiel: 

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„Frau Hansen, ich könnte jetzt gut einen Kaffee trinken.“ Auch Chefs kommunizieren indirekt, wie es scheint. Denn Frau Hansen weiß, was das bedeutet: „Machen Sie mir doch mal einen Kaffee.“

Dieses Beispiel erzählte Frau Hansen neulich im Seminar. Und, ganz ehrlich – sowas habe ich lange nicht gehört. Für sie war es alltäglich, dass ihr Chef sie zum Kaffeekochen schickte. Naiv, wie ich bin, ging ich davon aus, dass diese Zeiten vorbei seien. Auf die heute üblichen Kaffeevollautomaten drückt man doch nur noch drauf und die gewünschte Kaffeespezialität ergießt sich in der Tasse. Nun, nur aufstehen und hingehen muss man noch. Wenn man dazu zu faul oder wichtig ist, braucht man wohl eine Assistentin, die das erledigt. Sie merken schon, das Thema regt mich auf.  

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Jedes Mal, wenn ich Unterlagen für mein Seminar „Modernes Officemanagement“ vorbereite, zögere ich die Erstellung heraus. Warum? Weil es immer wieder etwas Neues gibt und ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern keinen alten Kram „servieren“ möchte. 

Es gibt so viele Tools, die Sie und Ihr Chef nutzen könnten – wer will da den Überblick behalten? Selbst die Programme, mit denen wir seit Jahren arbeiten, kennen wir nicht so gut, als dass wir alle ihre Vorteile nutzen würden. Nehmen wir nur Outlook.

1. Wer von Ihnen verschickt personalisierte Serien-E-Mails?
2. Wer arbeitet konsequent mit der Aufgabenfunktion?
3. Wer verschiebt E-Mails in die Aufgaben und kategorisiert sie? 

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„Ich mache das schon immer so“, sagte letztes eine Teilnehmerin.

Das kann drei Dinge bedeuten:

1. Sie ist schon seit zwanzig Jahren so gut organisiert, dass sie nichts mehr optimieren kann.
2. Sie ist seit zwanzig Jahren ausreichend gut organisiert, dass sie nichts optimieren muss aber könnte, damit sie noch besser organisiert ist.
3. Sie ist seit zwanzig Jahren so organisiert, dass es ihr reicht. 

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Gleichwertig und gleichberechtigt miteinander umgehen – auf den Punkt gebracht steht Chefassistenz auf Augenhöhe genau dafür. Und? Funktioniert das mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef?

Vorzugsweise sind Sie beide schon das Dreamteam, das Sie sich wünschen. Sie haben beide Freude bei der Arbeit, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und fühlen sich rundum wohl miteinander.

Kommunikation auf Augenhöhe gehört dazu

Kommunikation auf Augenhöhe funktioniert schon in vielen Partnerschaften nicht. Einer hat oft das Sagen. Und Formulierungen wie „da muss ich erst die Chefin fragen“ haben auch oft einen wahren Kern, obwohl sie erst einmal lustig sein sollen. Im Job ist Ihre Chefin tatsächlich Ihre Chefin; und ihr Chef ist Ihr Chef. Die Herausforderung bei einem Hierarchiegefälle auf Augenhöhe zu kommunizieren ist um vieles herausfordernder als in der Partnerschaft. Für beide.

Sorgen Sie dafür, dass Sie respektiert werden

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„Frau Meier, ich könnte jetzt gut einen Kaffee gebrauchen“, sagt der Chef zu seiner Assistentin. Wohlgemerkt: Assistentin. Das erzählte letztens eine Teilnehmerin, nennen wir sie Susanne, im Seminar. Und jetzt? Denn das war wohl eine Bestellung, wie ich das verstehe. Und so hat Susanne das auch verstanden.

Dreamteam ist etwas anderes

Susanne fühlte sich durch die Art und Weise, wie der Chef mit ihr sprach, herabgesetzt, was ich verständlich finde. Der Chef macht mit seiner Kommunikation Chefassistenz auf Augenhöhe fast unmöglich. Seine indirekte Kommunikation verstärkt den Unterschied in der Hierarchie zwischen den beiden. Eine freundliche Ansprache wie „Wären Sie so nett, mir einen Kaffee zu machen?“, wäre respektvoller gewesen.

Mein Tipp für Mutige:  

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Jedes Mal, wenn ich Unterlagen für mein Seminar „Modernes Officemanagement“ vorbereite, zögere ich die Erstellung heraus. Warum? Weil es immer wieder etwas Neues gibt und ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmerin keinen alten Kram „servieren“ möchte.

Modernes Officemanagement - die Auswahl ist riesig
Es gibt so viele Tools, die Sie und Ihr Chef nutzen könnten – wer will da den Überblick behalten? Selbst die Programme, mit denen wir seit Jahren haben, kennen wir nicht so gut, als dass wir alle ihre Vorteile nutzen würden. Nehmen wir nur Outlook.

• Wer von Ihnen verschickt personalisierte Serien-E-Mails?
• Wer arbeitet konsequent mit der Aufgabenfunktion?
• Wer verschiebt E-Mails in die Aufgaben und kategorisiert sie?

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