Jedes Mal, wenn ich Unterlagen für mein Seminar „Modernes Officemanagement“ vorbereite, zögere ich die Erstellung heraus. Warum? Weil es immer wieder etwas Neues gibt und ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmerin keinen alten Kram „servieren“ möchte.

Modernes Officemanagement - die Auswahl ist riesig
Es gibt so viele Tools, die Sie und Ihr Chef nutzen könnten – wer will da den Überblick behalten? Selbst die Programme, mit denen wir seit Jahren haben, kennen wir nicht so gut, als dass wir alle ihre Vorteile nutzen würden. Nehmen wir nur Outlook.

  • Wer von Ihnen verschickt personalisierte Serien-E-Mails?
  • Wer arbeitet konsequent mit der Aufgabenfunktion?
  • Wer verschiebt E-Mails in die Aufgaben und kategorisiert sie?

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Kommunikation: Wie reagiere ich, wenn mir ein Kollege oder mein Chef die Hand aufs Knie legt?

Neulich im Seminar: Eine Teilnehmerin erzählt, dass ihr ein Kollege bei einem Abendessen die Hand aufs Knie gelegt hat. Warum? Darüber lässt sich nur spekulieren. Fakt ist aber: Ihr war das unangenehm und für sie überschritt der Kollege eine Grenze. Wir haben länger darüber diskutiert, wie man sich am besten verhalten sollte. 

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„Wer von Ihnen macht Überstunden?“, frage ich im letzten Chefentlastungsseminar. Über die Hälfte der Damen hebt die Hand.

Ob es dann so schlau ist, ein Chefentlastungsseminar zu buchen? Ja, unbedingt. Denn in diesem Training geht es darum, dass Sie Ihre eigene Organisation und die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef so optimieren, dass Überstunden schon bald der Vergangenheit angehören. 

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Ich suche nach dem richtigen Wort, wie ich einige Neuerungen am besten beschreibe. Zuerst fiel mir „lustig“ ein. Aber zum Lautlachen fand ich es dann noch nicht. „Merkwürdig“ passt da schon eher, denn irgendwie muss ich mir die neuen Richtlinien ja merken.

Überraschend finde ich auf jeden Fall diese Neuerung:  

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Jetzt noch neue Briefbögen drucken lassen? Besser nicht! Denn die neue DIN 5008 steht in den Startlöchern. Wer jetzt noch nach DIN 5008, Stand 2011, druckt, hinkt der Zeit definitiv hinterher und wirkt damit altmodisch. Alle Unternehmen, die aufrichtig kunden- und serviceorientiert sind, sollten sich von ihrer innovativen Seite präsentieren; und da gehört zeitgemäß gestaltetes Briefpapier dazu. 

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„Was ist denn falsch an „in der Anlage“, fragte mich letztens eine Bekannte, die einen Blick in meine Seminarunterlagen, die für ein anstehendes Korrespondenztraining auf dem Tisch lagen, geworfen hatte.

„Nichts ist daran falsch“, antwortete ich. „Die Frage ist nur, ob du so kommunizieren möchtest“, antwortete ich. Das Gespräch dauerte noch ein wenig an …

Und tatsächlich ist „bei Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung“ auch nichts richtig falsch. „Rückfragen“ erscheinen lediglich unsinnig, einfache Fragen tun es auch. Und ob man diese Standardfloskel als letzten, bleibenden Eindruck unter eine E-Mail setzen möchte, muss jeder selbst entscheiden. Ich möchte es nicht. 

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Seit bestimmt schon 15 Jahren spricht die Welt über das papierlose Büro. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? In meinen Trainings drucken mindestens zwei Drittel der Teilnehmenden ihre E-Mails aus. Nicht alle E-Mails aber viele. Und das sind viele zu viel. Zumindest wenn es papierlos zugehen soll in deutschen Büros und Sekretariaten.

Modernes Officemanagement wird noch nicht überall gelebt. Dafür gibt es aus meiner Sicht diese drei Gründe:

1. Die gute alte Routine. „Das hat schon immer funktioniert“, denken viele. Ja, irgendwie auch ganz gut. Und trotzdem ist man die Papierstapel leid, in denen man immer mal wieder etwas sucht. Doch Suchen kostet Zeit und gibt einem nicht unbedingt das Gefühl super organisiert zu sein. 

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Chefassistenz auf Augenhöhe 

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Aktueller Blogeintrag

Wie formulieren Sie eine gute Abwesenheitsnotiz?

Zu Ostern werden viele Assistentinnen und ihre Chefs ein paar Tage Auszeit nehmen. Ihre Geschäftspartner und Kunden schreiben Ihnen vielleicht trotzdem und möchten gern wissen, wann Sie wieder da sind.

Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Outlook zu Ostern mal anders und mit Schwung formulieren und was Sie besser nicht schreiben sollten.

Das sind meine fünf wichtigsten Tipps:

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