Als interessierte Leserin, interessierter Leser meines Blogs wissen Sie bestimmt schon, dass zu viele Substantive jeden Text verderben. Sie wissen das, aber die meisten Menschen, die E-Mails schreiben, nicht. Ganz im Gegenteil. Substantive sind schwer im Kommen. Die wirken so wichtig. Geben einem Text Bedeutung. Machen Eindruck. Ja, das machen sie.

Und doch verfehlen sie ihre Wirkung. Denn mit einem substantiv-lastigen Text erreichen Sie die Empfänger des Textes nicht. Diese fühlen sich im wahrsten Sinne des Wortes nicht angesprochen – oft auch, weil sie den Text auf Anhieb gar nicht verstehen.

Hier ein Prachtexemplar: 

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„Erwarte nicht so viel, dann wirst du auch nicht enttäuscht“, sagte letztens jemand zu mir. Ja, da hat diese Person recht. Und ich tue mich wirklich schwer damit, nichts zu erwarten. Und wenn Sie mich kennen, dann wissen Sie, dass mir eine zeitgemäße, moderne Korrespondenz am Herzen liegt.

Ich erwarte tatsächlich, dass wenn mir jemand eine E-Mail schreibt, diese mit einer Anrede startet. „Guten Tag, Frau Marbach“, „Hallo, Frau Marbach“. „Hallo“ finde ich schon ein bisschen zu wenig. Ja, ich scheine anspruchsvoll zu sein. Sie auch?

Floskeln vermeiden alleine reicht nicht - Höflichkeit ist Trumpf
Wie finden Sie dann das: Mich erreicht eine E-Mail mit einer Frage an mich, die mit „Kurz gefasst“ beginnt. Eine Anrede suche ich vergeblich.

Es gibt noch andere bemerkenswerte „Anreden“ in E-Mails, die ich schon gesehen habe.  

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Neulich im Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“ – eine Teilnehmerin sagt: „Mein Chef hat mich zwar hierhin geschickt, aber er lässt sich gar nicht entlasten“. Zwei andere Damen lächeln, zucken resigniert mit den Schultern und sagen das gleiche über ihre Chefs.

Ein Chefentlastungsseminar ist wie eine Paarberatung und nur einer geht hin. Es ist ja so herrlich bequem, wenn die Assistentin etwas verändert und der Chef einfach so bleibt wie er ist.

Und tatsächlich funktioniert das auch. Die Rechnung Ihres Chefs geht auf – erst einmal.

Ein Beispiel: 

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Wer heute eine Weiterbildung sucht, steht vor einem riesigen Angebot. Geben Sie bei Google „Weiterbildung Büro“ ein, hagelt es Treffer; insgesamt fast 23 Millionen. Nicht zu glauben. Und wie wollen Sie jetzt die für Sie passende Weiterbildung finden?

Sie verfeinern Ihre Suche. Klar. Und dann ist das Angebot immer noch riesig.

Meine 6 Tipps, damit Sie die für Sie richtige Weiterbildung finden

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„Schönen Urlaub“ wünschte ein Chef seiner Assistentin im April 2018 als sie zu den Sylter Chefassistenztagen fährt. Sie fand das unpassend und unverschämt. Von geringer Wertschätzung erst gar nicht zu sprechen. Vielleicht sollte es auch nur witzig sein. Haha. Ist es aber nicht.

Wenn ein Chef seiner Assistentin ermöglicht, bei den Sylter Chefassistenztagen dabei zu sein, macht er gleich mehreres richtig und weiß es vielleicht nicht einmal: 

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„Frau Marbach“, ruft mein Chef durch die geöffnete Tür. Manchmal auch „Claudia“, wenn er sich ganz besonders pfiffig fand. Die gewünschte Reaktion war, dass ich meine Arbeit sofort unterbreche und sofort in sein Büro gehe, um eine Anweisung entgegenzunehmen. Mehrmals am Tag. So oft, wie er keine Lust hatte, zum Hörer zu greifen, sich selbst zu bewegen oder seine Wünsche zu bündeln. Ich fand das damals schon respektlos. Und tue das heute immer noch.

Moderne Chefassistenz erfordert, dass Sie mit Ihrem Chef auf Augenhöhe kommunizieren. Heute wüsste ich, wie ich mich verhalten würde.  

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Wortkarg und wenig hilfreich
„Frau Huber ist nicht da“, sagt Frau Hubers Kollegin, die ich eigentlich erreichen wollte. Hm. Auf ein weiteres Angebot warte ich vergeblich und entscheide mich dafür, meine Ansprechpartnerin später noch einmal anzurufen.

Verwirrung am Telefon
„Schmittke“, meldet sich die Angerufene. „Hier ist Claudia Marbach, hallo, Frau Schmittke,“, sage ich, „ich habe noch eine Frage zum Seminar nächste Woche“. „Sie meinen bestimmt die andere Frau Schmittke“, erwidert sie. „Äh, ja, wahrscheinlich“, antworte ich. „Wir heißen gleich und werden immer wieder verwechselt“, sagt die „falsche“ Frau Schmittke. Ich schüttele mit dem Kopf. Das sieht sie ja nicht.

Überraschende Frage
„Haben Sie uns gut gefunden?“, fragt mich meine Ansprechpartnerin bei der Begrüßung. „Ja, ich war ja letztes Jahr schon mal hier“, antworte ich und wundere mich über diese Frage.

Wenig hilfreich
„Ich bin vom 25. bis 29. Januar nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.“ Das steht in der Abwesenheits-E-Mail. Tja, da gucke ich blöd.

Negative Kommunikation
„Ich bin im Augenblick nicht am Platz“, tönt es aus der Mailbox. Aber wann die Person ungefähr wieder da ist, verrät sie nicht. Lohnt es sich für mich, eine Nachricht zu hinterlassen oder hört sie die Mailbox eh erst in einer Woche ab? 

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