Wenn Sie damit beauftragt wurden, die Einladungen für die diesjährige Weihnachtsfeier zu schreiben, kommen Sie nicht daran vorbei, etwas zum Catering zu sagen – so heißt das auf Neudeutsch, wenn Sie Essen und Getränke anbieten.
Und sind Sie auch schon über „Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt“ gestolpert? Haben Sie es gar geschrieben? Diese Formulierung scheint in Einladungen so unumgänglich zu sein, wie das Amen in der Kirche. Dabei drücken Sie damit recht wenig aus; außer dass Ihre Kollegen nicht verhungern werden, vorausgesetzt sie sind bei der Nahrungsaufnahme nicht wählerisch. Vegetarier, Veganer und Menschen mit Nahrungsunverträglichkeiten essen bei solchen Aussagen in Einladungen sicherheitshalber zu Hause.
Als ich letztens in einem Vortrag fragte, wer mit der Drohne angereist sei, lachten viele. Ja, im Augenblick ist das Reisen per Drohne noch Zukunftsmusik. Nur Pakete kommen schon in den Genuss schnell und unkompliziert transportiert zu werden. Bald gilt das auch schon für uns.
Bald … bald ist manchmal schneller da, als man denkt. Vor zehn Jahren habe ich noch gesagt „Ich brauche kein Smartphone. Für Fotos habe ich eine Kamera.“ Tja, das war vor zehn Jahren – und wer macht heute keine Fotos mit seinem Handy?
Ein Hotel möchte wissen, wie es mir gefallen hat und schreibt in seiner E-Mail:
„Im Rahmen unseres Bestrebens, unsere Serviceleistungen kontinuierlich weiter zu verbessern, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie eine kurze Bewertung Ihres Aufenthaltes vornehmen könnten. Zu diesem Zweck bitten wir Sie sehr herzlich, einige Fragen zu beantworten. Klicken Sie hierfür einfach auf den nachfolgenden Link.“
Meine Meinung: Das läuft unter „gut gemeint ist nicht gut gemacht“. Wieso formuliert jemand so umständlich? Erfahrungsgemäß – das zeigen meine Korrespondenztrainings – passiert so etwas, wenn man besonders höflich schreiben möchte. Resultat: Schwere Kost.
„Ich lege ihr einen Zettel hin“, sagt die Assistentin am Telefon. Am liebsten würde ich jetzt laut rufen, „Nein, bitte nicht.“
Wenn ich „Zettel“ höre, bekomme ich ein ungutes Gefühl. Ich denke an abgerissene Fetzen von DIN-A-4-Blättern oder an Schmierpapier, das dann auf irgendeinem Schreibtisch rumfliegt. „Zettel schreiben“ gehört für mich nicht zu „Cleveres Officemanagement“.
Vor 25 Jahren, als ich selbst noch als Assistentin gearbeitet habe, schrieb ich auch Zettel. Aber da war das so. Es gab keine E-Mails und kein OneNote. Heute gibt es keinen Grund mehr, sich so zu organisieren wie vor 25 Jahren.
„Frau Marbach, ich habe Ihnen da letzte Woche was für die Wiedervorlage gegeben. Das brauche ich jetzt.“
Solche Sätze haben früher bei mir zu Schweißausbrüchen geführt. „Was weiß ich denn, was du mir gegeben hast und wo ich es hingelegt habe“, ging es mir dann durch den Kopf. Mehrmaliges Durchsuchen der Wiedervorlage, unterbrochen vom Rufen meines Chefs „Ich warte“, ließ meinen Stressspiegel häufiger steigen.
„Wer druckt E-Mails aus?“, frage ich in meinem Seminar „Cleveres Officemanagement". Von zwölf Teilnehmenden zeigen neun auf. „Glauben Sie, dass Bill Gates sich das so vorgestellt hat?“ frage ich sie. Einige schmunzeln, andere schauen betroffen.
„Nein, aber …“, es folgen einige Erklärungen, warum das getan wird:
Rücksichtslosen Menschen sollte man nicht so viel Aufmerksamkeit schenken. Lesen Sie hier, wie das funktioniert.
Seite 34 von 45
Sie wünschen weitere Informationen oder möchten sich persönlich beraten lassen? Schicken Sie eine E-Mail an mail@claudia-marbach.de
Telefon: 0211 93897812
Mobil: 0170 9095849
Fordern Sie hier den Claudia Marbach-Newsletter per E-Mail an und erhalten Sie Expertentipps aus erster Hand.
Sylter Chefassistenztage -
optional mit Seminar am Vortag Effektive Chefassistenz auf Augenhöhe
Kampen/Sylt: 24. bis 26. April 2024
und 16. bis 18. Oktober 2024
Webinar: Chefassistenz in digitalen Zeiten
6. Mai 2024
Webinar: Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook
13. Mai 2024 von 9 bis 11 Uhr
Webinar: OneNote - das Wundertool für digitale Chefassistenz
13. Mai 2024 von 13 bis 15 Uhr
Webinar: Korrespondenz aktuell
3. Juni 2024
Cleveres Officemanagement ist für Sie als Assistentin ein Muss. Dazu gehört, dass Sie sich digital optimal organisieren. Es gibt viele Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen. Outlook ist eines davon.
Outlook kann viel mehr, als Sie vielleicht denken