Eine Floskel, die mir am meisten missfällt, ist „Na, alles gut?“ Da könnte ich steil gehen. Tue ich nicht. Ich atme und frage dann häufig „Was genau ist Ihre Frage?“. Und alle, die in der letzten Zeil mal bei mir im Training waren, wissen, dass ich darauf durchaus unterschiedliche Antworten erhalte.
„Und, alles im Griff?“, ist irgendwie ähnlich. Und doch anders. Mein neues Training heißt so. Darin dreht sich alles um das E-Mail- und Aufgabenmanagement. Denn, wenn Sie das beherrschen, haben Sie wirklich alles im Griff. Ja, okay, da sind noch der Chef und die Kollegen …
Ich frage mich manchmal, wie ich in meiner Zeit als Assistentin meinen Job erledigen konnte. Damals steckte das Internet noch in den Kinderschuhen und es hagelte nicht jeden Tag 40 E-Mails. Alles entspannt! Dafür war ich ausreichend mit Kopieren, dem Ablegen von Papier und sogar noch mit dem Tippen auf einer Schreibmaschine beschäftig. Sehr lustig. Ich kenne sogar noch Tageskopien. Die Jüngeren unter Ihnen fragen sich zurecht, was das ist. Vergessen Sie es am besten schnell wieder!
Wenn ich mir heute anschaue, wie sich die Welt verändert hat, ist das schon verrückt. Und wenn ich in meinen Seminaren mitbekomme, wie Ihr Unternehmen Sie dabei unterstützt, mit den neuen Anforderungen an Sie, an die Assistenz, zurechtzukommen, schüttelt es mich.
„So, das ist ein PC, das ist Outlook, viel Spaß damit.“
Alle Assistenzen arbeiten zwar am PC, doch haben die meisten von Ihnen sich das selbst erarbeitet. Ja, einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern zum Beispiel Excelschulungen an. Doch die wahre Herausforderung ist Outlook. Denn daraus resultieren heutzutage die meisten To-dos. Aufgaben erhalten Sie heute größtenteils per E-Mail und damit beginnt das Problem. Wie soll man da den Überblick behalten?
Ein digitales Tool mit analogen Techniken bewältigen – das funktioniert nur eingeschränkt
Outlook gehört vermutlich zu den Tools, die man am meisten unterschätzt. Dass PowerPoint und Excel verrückte Sachen können, das wissen die meisten. Dass Outlook Ihnen helfen kann, Ihre ganze Arbeitsweise zu revolutionieren, wissen nur wenige.
Viele Assistenzen und Chefs rücken Outlook mit analogen Techniken zu Leibe. Sie drucken E-Mails aus, notieren sich die daraus resultierenden To-dos auf einem Block, bestenfalls setzt man im Posteingang ein Fähnchen, damit man daran denkt, dass man noch etwas damit machen muss. Analogisieren Sie Outlook gelegentlich auch?
Das kann man alles machen. Das ist nur nicht meine Empfehlung, wenn Sie langfristig alles im Griff und die Kontrolle über Ihre To-dos behalten möchten; und zwar so, dass Sie nicht andauernd befürchten, Sie könnten etwas vergessen. Sie möchten als Assistentin das sichere Gefühl haben, alles im Griff zu haben, ohne immer wieder auf Zettel, Checklisten oder Ihren Block zu schauen und Aufgaben auf den nächsten Tag zu übertragen.
Meine Erfahrung ist: Wenn etwas vergessen wird, liegt es meist daran, dass man nicht ausreichend digital, sondern viel zu viel analog arbeitet. Warum macht man das? Weil man es so gewohnt ist, es nicht anders gelernt hat und man damit immer irgendwie über die Runden kam. So geht es Ihrer Chefin und Ihrem Chef übrigens auch. Die versuchen auch mit ihren alten, wohlvertrauten Arbeitsweisen zurecht zu kommen. Irgendwie.
Lassen Sie Outlook für Sie denken
Sie können Outlook so nutzen, dass es Ihr Hirn ist. Outlook, richtig genutzt, denkt für Sie, organisiert Sie, spart Zeit, gibt Ihnen Sicherheit, macht Sie gelassener. Vorausgesetzt, Sie kennen einige Kniffe.
Investieren Sie zwei Stunden in sich, in Ihre neue digitale Arbeitsweise und seien Sie bei meinem Webinar „Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook" dabei. Und am besten macht Ihre Chefin oder Ihr Chef gleich mit.
Alle Details zu diesem Online-Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/alles-im-griff-e-mail-und-aufgabenmanagement-mit-outlook.html