Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung sind heute sehr unterschiedlich.

„Früher“ ähnelten sich die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung. Heute ist das Profil – je nach Unternehmen – sehr unterschiedlich. 

Denken wir einmal 25 Jahre zurück: 

Da war die Assistenz der Geschäftsführung noch die Sekretärin der Geschäftsführung. Dementsprechend waren auch ihre Aufgaben angelegt. Das Kaffeekochen für den Vorgesetzten war so selbstverständlich wie der Gehorsam, der galt, wenn der Chef einen Wunsch hatte. Die Zeiten haben sich geändert, glücklicherweise. Doch nicht überall. 

Stellenbeschreibung Assistenz Claudia Marbach

So sah das früher aus

1. Gibt es eine klare Definition für die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung?

Das Aufgabenspektrum einer Assistenz der Geschäftsführung ist nicht klar definiert. Es gibt sogar Synonyme wie „Management-Assistenz“ oder „Office-Managerin“.

Was aber hinter all diesen Bezeichnungen für die Assistenz steckt und sie eint, ist, dass die Assistenz der Geschäftsführung die rechte Hand der Geschäftsführung ist – mal mit mehr, mal mit weniger Kompetenzen ausgestattet.

Ganz sicher genießt die Assistenz großes Vertrauen. Sie muss absolut verschwiegen und loyal sein und agieren. 

Ein Personaler hat die Aufgaben einer Assistentin einmal so definiert:

Die echte Assistentin ihres Chefs oder ihrer Chefin ist eine perfekte Organisatorin des Büros, entlastet ihren Chef von zeitraubendem Kleinkram, unterstützt ihn im Umgang mit den Mitarbeitern, ist seine kritische, dabei loyale und verständnisvolle Gesprächspartnerin und ist kraft ihres persönlichen Formats auch in der Lage, sich unabhängig vom Chef eigene Autorität und Ansehen im Unternehmen zu sichern.“

Zitat eines Personalers

Heute gibt es beides – konservative und fortschrittliche, zeitgemäße Stellenbeschreibungen

Meine Beobachtung ist, dass die heutige Assistenz der Geschäftsführung in inhabergeführten Unternehmen, die gleichzeitig in traditionellen Branchen aktiv sind, häufig noch sehr klassische Aufgaben übernimmt. Auch das Alter des Vorgesetzten spielt eine große Rolle. Arbeitet man für den 80-jährigen Patriarchen übernimmt die Assistenz der Geschäftsführung andere Aufgaben als für den bislang international tätigen Mittvierziger.

Überlegen Sie sich gut, wie Sie selbst Ihre Rolle sehen

Wenn Sie sich in einem Unternehmen als Assistenz der Geschäftsführung bewerben, haben Sie von außen betrachtet, bevor es also zum Vorstellungsgespräch kommt, einen recht oberflächlichen Blick aufs Unternehmen und dessen Firmenkultur. Sie können nur vermuten, was Sie dort erwartet. Da Sie aber jede Chance nutzen sollten, die Stelle zu bekommen, die Sie sich wünschen, sollten Sie auch jede Gelegenheit zum Vorstellungsgespräch nutzen. Denn in diesem Gespräch lernen Sie den Menschen kennen, mit dem Sie arbeiten werden. Oder FÜR den Sie arbeiten werden. Sie werden auch lernen, was wirklich gemeint ist, wenn der zukünftige Vorgesetzte sagt „Ich erwarte Flexibilität und Engagement“.

Wie möchten Sie selbst Ihre Stelle bekleiden? Sehen Sie sich in der eher klassischen, „dienenden“ Rolle der Assistenz? Oder suchen Sie nach einer Stelle, in der Sie selbst Entscheidungen treffen und auch einmal anderer Meinung als Ihre Chefin oder Ihr Chef sein dürfen. Suchen Sie nach einer Stelle, in der Sie dem Chef morgens die Postmappe auf den Tisch legen, oder in der Sie Ihre Aufgaben und die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten weitgehend digital organisieren?

Mein Tipp: Seien Sie wachsam und wählerisch. Nehmen Sie nicht das erstbeste Angebot an, nur weil Sie dringend wechseln möchten. Machen Sie sich selbst keinen Druck. 

2. Über diese 10 Kompetenzen sollten Sie auf jeden Fall verfügen, wenn Sie sich als Assistenz der Geschäftsführung bewerben.

 

Stellenbeschreibung Assistenz Kompetenzen

 

Checken Sie hier für sich, wo Sie noch Entwicklungsbedarf haben

Wichtige Kompetenz

Ja, das kann ich.

Das ist nicht mein größtes Talent. Da müsste ich mich verbessern.

Up-to-date sein: Ich kenne mich mit dem aus, was ich tue und bin auf einem aktuellen Stand: Korrespondenz, Arbeitstechniken und Digitalisierung.

 

 

Kommunikationsstärke – Ich formuliere auf den Punkt, klar, freundlich, wertschätzend und zielorientiert.

 

 

Gelassenheit – Ich bleibe in stressigen Situationen ruhig, behalte den Überblick. 

 

 

Mut – Ich nehme neue Herausforderungen an, bin bereit, meine Komfortzone immer mal wieder zu verlassen.

 

 

Sicheres, professionelles Auftreten – Ich überzeuge mit passender, professioneller Kleidung und agiere selbstsicher.

 

 

Umgangsformen - Ich beherrsche aktuelle Umgangsformen und bewege mich sicher und souverän auch im Umgang mit VIPs

 

 

Kritikfähig – Ich gehe mit Kritik konstruktiv um und fühle mich nicht angegriffen oder bin beleidigt. Ich empfinde Kritik als Chance.

 

 

Ich agiere vorausschauend und warte idealerweise nicht, bis mein Vorgesetzter mich auf etwas aufmerksam macht oder mich um etwas bittet.

 

 

Ich bin vielseitig interessiert, und empfinde mich als eine inspirierende Gesprächspartnerin.

 

 

3. Dieses Aufgabengebiet erwartet Sie höchstwahrscheinlich, wenn Sie als Assistenz der Geschäftsführung arbeiten:

  • Die Assistenz managt das Büro mit allem, was dazu gehört. Der Vorgesetzte erwartet, dass „es läuft“.
  • Sie erstellen Präsentationen, organisieren (virtuelle) Meetings und Reisen. Sie bereiten Meetings nach und verfolgen Beschlüsse.
  • Sie erstellen Statistiken.
  • Sie empfangen und bewirten Besucher.
  • Sie entwerfen Verträge.
  • Sie managen Beschwerden.
  • Sie recherchieren sorgfältig und bereiten Entscheidungen Ihres Chefs vor.
  • Die delegieren Aufgaben.
  • Sie vereinbaren Termine.
  • Sie überwachen Termine und Fristen.
  • Sie sind Ansprechpartnerin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Sie halten Ihrer Chefin/Ihrem Chef den Rücken frei, damit sie oder er sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Was heutzutage besonders wichtig ist:

Meine Erfahrung zeigt, dass Assistenzen der Geschäftsführung heutzutage in ihrem Job geradezu jonglieren. Sie halten mehrere Bälle in der Luft und versuchen den Überblick zu behalten. Das ist bei der heutigen Informationsflut nicht so einfach.

Mein Tipp: Setzen Sie auf digitale Organisation und werfen Sie analoge Arbeitsweisen über Bord. Nur so gelingt es Ihnen, den aktuellen Anforderungen an eine Assistenz der Geschäftsführung gerecht zu werden. 

Stellenbeschreibung Assistenz So sollte das Büro nicht aussehen

So sollte Ihr Büro nicht mehr aussehen

4. Fazit

Die Anforderungen an die Assistenz der Geschäftsführung sind hoch. Sowohl an Ihre Soft Skills als auch an Ihre Hard Skills werden hohe Erwartungen gestellt. Denn im Vergleich zur Arbeit als Teamassistentin werden hier noch mehr Perfektion und top Organisation erwartet. Was Sie auch berücksichtigen müssen: Sie sind Einzelkämpferin. Ein Austausch unter Kollegen ist aus Gründen der Verschwiegenheit in der Regel nicht möglich.

Achten Sie darauf, dass Sie für einen Vorgesetzten arbeiten, der Ihnen sympathisch ist. Die Zusammenarbeit wird so eng sein, dass gegenseitige Sympathie für die Zusammenarbeit unabdingbar ist. 

Alles in allem erwartet Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe, die Sie beruflich sehr glücklich machen kann.

 

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