Ich habe mir mal die Mühe gemacht – so anstrengend war´s nicht - und nachgeschaut, was „clever“ genau bedeutet. Es steht für „wendig und taktisch geschickt alle Möglichkeiten nutzend“.
Und jetzt fragen Sie sich bitte, ob Sie alle Möglichkeiten nutzen, sich optimal zu organisieren.
Meine Antwort kenne ich
Stelle ich mir selbst diese Frage, lautet die Antwort nein. Es gibt sicher noch vieles, was ich noch besser machen könnte. Aber, wer ist schon perfekt? Und trotzdem habe ich – im Vergleich zu meiner Arbeit als Assistenz vor 25 Jahren – unglaublich viel verändert und verbessert. Auch im Vergleich zu meiner Art zu arbeiten vor 5 Jahren habe ich viel verändert. Und ich habe noch immer Lust dazu.
Manchmal sind es nur kleine Veränderungen, die einem helfen übersichtlicher, leichter und entspannter zu arbeiten. Entspannt finde ich gut. Ich möchte immer das Gefühl haben, den Überblick über meine To-dos zu haben. Wenn ich das nicht hätte, schliefe ich schlecht.
Das habe ich unter anderem verändert
- Ich habe keine analoge Wiedervorlage mehr. Meine über viele Jahre geliebten Mappen von 1 bis 31 sind überflüssig geworden.
- Ich suche nichts mehr. Früher hieß es „Keiner verlässt den Raum“, heute greife ich auf jedes Dokument ruck zuck digital zu.
- Das Wort „E-Mail-Flut“ macht mir keine Angst mehr. Ich drucke keine E-Mails mehr aus, markiere die E-Mails nicht mehr mit Fähnchen im Posteingang, sondern organisiere mich über die Aufgabenfunktion in Outlook.
- Ich habe Regeln in Outlook angelegt, um Zeit zu sparen.
- Ich habe nicht mehr so viele Unterordner, sondern mir eine klare, sinnvolle Ordnerstruktur angelegt.
- Ich nutze Outlook umfassend und habe deshalb auch mit einem Klick den Überblick, welche Aufgaben ich delegiert habe.
- Schnellbausteine helfen mir, E-Mails schnell zu beantworten und Zeit zu gewinnen.
- Ich nutze OneNote intensiv; damit hat das Suchen ein Ende und der Informationsfluss zwischen Susanne und mir ist perfekt.
- Ich habe mir die Tools herausgesucht, die mir helfen, mich mit Überblick zu organisieren.
- MS Teams ist viel mehr für mich als nur ein Videochat-Tool. Es hilft mir, mit Susanne im Team zu arbeiten. Und darum geht es doch, oder?
Das ist nur die Spitze des Eisbergs, was mir geholfen hat und was Ihnen auch helfen könnte, mehr Übersicht und Gelassenheit in Ihre Arbeit zu bringen. Alles in allem geht es darum, die eigene Digitalkompetenz zu verbessern.
Ich zeige Ihnen, was ich denke, was Sie wirklich weiterbringt in meinem Training „Cleveres Officemanagement“.