Die digitale Chefassistenz ist da. Jetzt. Sie ist Realität und keine Zukunftsmusik mehr.

Seit über einem Jahr arbeiten die meisten von uns im Homeoffice. Die Umstände haben sich von einem auf den anderen Tag verändert.

Und die Frage, die Sie sich bestimmt gestellt haben: Wie assistieren Sie einer Chefin oder einem Chef, den Sie nicht sehen. Nicht einmal alle zwei Wochen, sondern einfach gar nicht beziehungsweise nur virtuell.

Die Grundlage Ihrer digitalen Chefassistenz bildet Ihre Organisation. Den Überblick über die E-Mail-Flut und den damit verbundenen Aufgaben zu behalten, schätze ich als Herausforderung Nummer eins ein. Anders, wenn Sie einen schwierigen Chef haben, dann ist er ihre Herausforderung Nummer 1. Und selbst dann bildet die gute Organisation Ihre Basis.

So behalten Sie den Überblick über Ihre To-dos

1. Lesen Sie jede E-Mail nur einmal

Das klingt schwierig, ist es auch. Denn: Eine Entscheidung zu treffen, obwohl Sie viel zu tun haben, ist besonders herausfordernd. Am liebsten würden Sie, Ihnen auf den ersten Blick weniger wichtige E-Mails flott überlesen oder auf ungelesen setzen, damit Sie sich nicht entscheiden müssen, was Sie wann damit tun. Entscheidungen treffen erfordert Energie, die Sie aufwenden müssen. Und die haben Sie gerade nicht oder meinen Sie nicht zu haben, wenn der Tag vollgepackt ist.

Und trotzdem ist mein Tipp: Treffen Sie eine Entscheidung und wählen Sie unter diesen Optionen:

  • Sie löschen die E-Mail, weil Sie sie nicht mehr benötigen.
  • Sie schieben Sie in einen Unterordner, weil sie zu einem bestimmten Thema oder Projekt gehört.

2. Nutzen Sie die Aufgabenfunktion in Outlook konsequent

Ganz ehrlich: Nutzte ich die Aufgabenfunktion nicht, würde ich die Kontrolle über meine Arbeit, meine Aufgaben verlieren. So lässt sich auf den Punkt bringen, wie wichtig ich diese Funktion in Outlook für übersichtliches, effektives Arbeiten halte. Damit haben Sie Ihre To-dos ganz sicher im Griff und vergessen ganz sicher nichts mehr.

3. Ergänzen Sie eine Spalte im Posteingang

Für die optimale Entlastung Ihres Chefs oder zur Kommunikation mit den Kolleginnen, mit denen Sie sich ein Postfach teilen, können Sie eine zusätzliche Spalte im Posteingang anlegen, in die Sie Details zur jeweiligen E-Mail notieren. Damit bringen Sie To-dos auf den Punkt für jeden, der diese E-Mail liest.

Outlook Spalte einfügen

Outlook kann viel mehr als Sie vielleicht denken. Lasen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, wie Sie aus Outlook das Beste für sich, Ihr Team und Ihren Chef oder Ihre Chefin herausholen.

Das sind die nächsten Termine:

  • 4. August 2021
  • 13. September 2021
  • 15. November 2021

jeweils von 9 bis 11 Uhr

Alle Details zu diesem Online-Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/alles-im-griff-e-mail-und-aufgabenmanagement-mit-outlook.html

Kontakt

Sie wünschen weitere Informationen oder möchten sich persönlich beraten lassen? Schicken Sie eine E-Mail an mail@claudia-marbach.de

Telefon: 0211 93897812
Mobil: 0170 9095849


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Chefassistenz auf Augenhöhe 

Düsseldorf: 10. bis 11. April 2024 


Sylter Chefassistenztage -
optional mit Seminar am Vortag Effektive Chefassistenz auf Augenhöhe

Kampen/Sylt: 24. bis 26. April 2024
und 16. bis 18. Oktober 2024


Webinar: Chefassistenz in digitalen Zeiten

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Webinar: Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook

13. Mai 2024 von 9 bis 11 Uhr


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13. Mai 2024 von 13 bis 15 Uhr

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Zu Ostern werden viele Assistentinnen und ihre Chefs ein paar Tage Auszeit nehmen. Ihre Geschäftspartner und Kunden schreiben Ihnen vielleicht trotzdem und möchten gern wissen, wann Sie wieder da sind.

Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Outlook zu Ostern mal anders und mit Schwung formulieren und was Sie besser nicht schreiben sollten.

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