Ja, das erinnert an „Na, alles gut?“ Diese Frage verwirrt mich seit jeher. Zum einen, weil selten alles gut ist und zum anderen, weil ich nicht genau weiß, worauf mein Gegenüber hinaus möchte.

Angenommen, Sie arbeiten, sitzen vor dem Rechner und ein Kollege fragt Sie „Na, alles im Griff?“, dann ist das, vermute ich, eine ebenso schwer zu beantwortende Frage wie „Na, alles gut?“

Alles im Griff im Office

Fragte mich jetzt jemand „Na, alles im Griff?“, würde ich kurz überlegen und dann in meine Aufgabenliste in Outlook schauen. Um sicherzugehen. Mein Mann fragt mich schon mal „Hast du heute viel zu tun?“ Die Frage kann ich ihm immer mit einem Blick in meine Aufgabenliste beantworten.

Es hagelt E-Mails

Wer heutzutage täglich 30 E-Mails oder mehr erhält, weiß, wie sehr einen die E-Mails fertig machen können. Denn aus sehr vielen dieser E-Mails resultieren To-dos, die Sie nachverfolgen müssen.

Viele Menschen stehen so unter Zeitdruck, dass sie die E-Mail, die sie noch bearbeiten müssen, entweder wieder schließen und auf ungelesen setzen oder sie markieren sie flott mit einem Fähnchen, damit sie wissen, dass hier noch etwas zu tun ist. Auch wenn Sie glauben, dass Ihnen das schon hilft, wäre das nicht meine Empfehlung, um mit Übersicht Herrin oder Herr der eigenen To-dos zu bleiben.

Stellen Sie sich vor ….

Ihre Chefin oder Ihr Chef fragt Sie „Na, wie sieht es aus?“ – was auch immer mit der Frage gemeint ist …

Könnten Sie, wenn Sie Ihre gelesenen E-Mails im Posteingang auf ungelesen gesetzt, den Rest mit Fähnchen markiert und die andere To-dos auf einem Block notiert haben binnen ein paar Sekunden sagen, was Sie heute noch alles zu tun haben? Wenn ja, dann sind Sie ein Genie. Ich könnte das so nicht.

Gelassenheit und Resilienz durch gute Organisation

Die Welt hat sich verändert. Ja, das wissen wir alle. Hat sich Ihre Art zu arbeiten auch verändert?

Wer heute gelassen und mit dem ultimativen Überblick arbeiten möchte, braucht eine klare Struktur, wie sie oder er mit den hereinprasselnden To-dos umgeht. Zwei, drei verschiedene Ressourcen zu haben, aus denen ich meine Prioritäten ziehe, ist anstrengend und verwirrend. Das Festhalten an vertrauten Arbeitsweisen kann gutgehen, muss es aber nicht. Ganz sicher ist es anstrengend und führt nicht zu der Gelassenheit bei der Arbeit, die Sie sich vermutlich wünschen. Dass Ihnen die vielen E-Mails und To-dos zu schaffen machen, das muss nicht sein!

Outlook kann viel mehr, als Sie denken

Outlook bietet ein paar offensichtliche Tools an, die viele Menschen nutzen. Dazu gehört das Markieren von E-Mails im Posteingang mit Fähnchen.

Meine Meinung: Ja, dieses Tool können Sie nutzen. Es ist jedoch nur der erste Schritt, wenn Sie den Überblick über Ihre To-dos behalten und Vorgänge nachverfolgen möchten. Outlook bietet Ihnen genau in diesem Moment perfekte Hilfsmittel, damit Sie immer den Überblick haben. Sie müssen diese Kniffe nur kennen, dann bereit sein, sie zu nutzen, um endlich aus Outlook alles herauszuholen, was das Programm Ihnen bietet. 

Herausforderung Urlaub oder plötzlich krank

Ich kann mich noch ein „früher“ erinnern, wie mühsam es war, meiner Urlaubsvertretung die anstehenden To-dos zu übertragen. Und für meine Kollegin war es nicht minder stressig. Die Angst, etwas zu vergessen, war immer da. Mit einem durchdachten Aufgaben- und E-Mailmanagement gehören solche „Ängste“ der Vergangenheit an. Sorgen Sie dafür, dass Sie, Ihre Chefin, Ihr Chef und Ihre Kolleginnen und Kollegen immer das sichere Gefühl haben, dass auch während Ihrer Abwesenheit immer alle den ultimativen Überblick über alle To-dos haben.

Sie würden auch gern alles im Griff haben, entspannt und mit Überblick arbeiten? Das geht ganz einfach. Holen Sie sich die wichtigsten Tipps und Kniffe in meinem Webinar „Alles im Griff: E-Mail- und Aufgabenmanagement mit Outlook“. Dieses zweistündige Training wird Ihre Art zu arbeiten revolutionieren. Versprochen.

Das sind die nächsten Termine:

  • 11. Januar 2022
  • 4. April 2022
  • 27. Juni 2022

Alle Details zu diesem kurzweiligen Online-Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/alles-im-griff-e-mail-und-aufgabenmanagement-mit-outlook.html

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Mysterium Notizbuch – „Das nehme ich überall mit hin.“

Assistenzen oder auch Chefinnen und Chefs, die ihr Officemanagement und ihre Arbeit clever gestalten möchten, starten in der Regel mit einer Beichte ins Webinar. Auf meine Frage „Wer schreibt seine To-dos in ein Notizbuch oder auf Zettel oder Post-its?", reagiert erstmal kaum jemand. Ich warte dann ein wenig und dann heben fast alle die Hand. Ich schmunzele dann. Und es ist mir natürlich klar, dass Menschen, die potenziell analog arbeiten, ihr Officemanagement digital optimieren möchten.

Was ist das, was Menschen in digitalen Zeiten dazu bringt, sich Notizen in einem Notizbuch zu machen und dieses hin- und herzuschleppen, vom Homeoffice ins Büro und zurück?

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