Der Klassiker: Die Assistentin nimmt am Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“ teil. Warum? Ihr Chef hat gesagt „Gehen Sie da mal hin“. Wie sich dann herausstellt, macht er ihr, aus Assistenzsicht das Leben schwer. Er liest seine E-Mails nicht, die Assistentin muss ihn immer wieder an Termine erinnern, er überzieht seine Termine, sie kann ihn oft nicht erreichen, weil sie nicht weiß, wo er ist und den Jour fixe lässt er regelmäßig ausfallen.

Puh, das sind jede Menge Herausforderungen. Und natürlich sagt die Assistentin dann „Wenn er nur ein bisschen von dem machen würde, worum ich ihn bitte, würde das alles super funktionieren.“ Ja, das glaube ich. Und: Das Leben ist kein Wunschkonzert.

Wie also gewährleisten Sie eine wirkungsvolle Chefentlastung, wenn Ihr Chef gefühlt gegen Sie arbeitet?

Die vielen Meetings machen es nicht einfacher

Selbst kooperative, fleißige, zuverlässige Chefs sind eine Herausforderung. Denn die vielen Meetings, früher ganz normale Besprechungen, heute sind es MS Teams-Calls, erschweren den Informationsfluss zwischen Assistentin und Chefin oder Chef.

Das Homeoffice erschwert den direkten Zugriff und den Informationsfluss

Konnte man „früher“ um die Ecke lugen und schauen, in welcher Stimmung der Chef und wie beschäftigt er ist, gleicht die Kontaktaufnahme aus dem Homeoffice heutzutage einem Glücksspiel. Geht er ran oder nicht? Kann ich jetzt wohl einfach anrufen, obwohl er nur 5 Minuten Pause zwischen den Terminen hat? Wie bekomme ich ihn dazu, flott auf meine Frage zu antworten, wenn ich seine Entscheidung dringend brauche? Informationen zu erhalten, die Sie für eine wirkungsvolle Chefentlastung benötigen, gehört zu den großen Herausforderungen einer Assistentin.

Viele Chefs arbeiten im Homeoffice „unbeobachtet“ und autark

Wenn Sie wissen möchten, woran Ihr Chef arbeitet, auch im Homeoffice, benötigen Sie Zugriff auf seinen E-Mai-Posteingang. Das ist für eine wirkungsvolle Chefentlastung unerlässlich; doch vielen Assistentinnen wird der Zugriff verwehrt.

Was denken Chefs, wie ihre Assistenz, sie entlasten soll, wenn sie allein vor sich hinarbeiten und so geheimnisvoll tun, als seien sie James Bond persönlich? Schwierig. Assistentinnen, die so vom täglichen Informationsfluss ausgeschlossen werden, können oft nur auf Anweisung und Zuruf reagieren. Selbstständiges Arbeiten sieht anders aus.

Claudia Marbach im Homeoffice.

Viele Kleinigkeiten erschweren oder erleichtern die Chefentlastung

Wie Sie sehen, stellen sich einer gelungenen Chefentlastung viele Hindernisse in den Weg. Die gilt es zu überwinden. Doch wie? Einem Chef zu sagen, dass er schlecht organisiert ist, stellt eine Herausforderung dar und läuft unter „Schwieriges Thema“. Da schweigt man lieber … oder doch nicht?

Finden Sie die richtigen Worte

Ihre Chefentlastung kommt nur dann so richtig in Schwung, wenn Sie auch schwierige Themen diplomatisch ansprechen können. Wenn Sie beide eine gemeinsame Basis für Ihre glücklich machende Zusammenarbeit finden möchten, müssen Sie miteinander reden, Absprachen treffen und sich daranhalten.

Und: Seien Sie top organisiert

Wenn Sie dann noch gut und digital organisiert sind, laufende Vorgänge im Auge behalten und die eigene E-Mail-Flut und die des Chefs perfekt managen, dann steht Ihrer Erfolgsgeschichte nichts mehr im Weg.

Erfahren Sie in meinem Seminar „Wirkungsvolle Chefentlastung“, wie Sie die täglichen Herausforderungen meistern und die Assistentin sind, die Ihr Chef sich wünscht und die Sie schon immer sein wollten.

Diese Assistentinnen wissen jetzt, wie eine rundum gelungene Chefentlastung funktioniert.

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