Sie möchten keine E-Mails mehr ausdrucken, Ihr Chef aber schon?

Dieses Problem kennen viele Assistenzen. „Wenn mein Chef mich einfach nur machen ließe, wären wir viel besser organisiert“, sagen viele.

Die schlechte Nachricht ist: Wie immer im Leben gilt, dass wir mit anderen Menschen zusammenleben und uns deshalb arrangieren und miteinander kommunizieren müssen. Ihre Herausforderung für eine digitale Büroorganisation ist, Ihren Chef und Ihre Kollegen mit auf die digitale Reise zu nehmen und sie davon zu überzeugen, den Umstieg auf digitales Arbeiten zu wagen.

Die eigene Komfortzone schränkt uns auch ein

Wenn es nur die anderen wären, die uns von einem papierlosen Leben und Arbeiten abhielten, könnten wir ihnen ganz bequem die Schuld geben. Manchmal hindern wir uns selbst daran, uns das eigene Leben zu erleichtern, weil wir es uns in unserer Komfortzone zu bequem gemacht haben.

Diese Assistentinnen wissen jetzt, wie sie ihr Büro noch digitaler organisieren können.

Neulich im Coaching

Die Assistentin, neben der ich sitze, hat zwei E-Mails ausgedruckt. Meine einfache Frage lautet: „Wozu haben Sie die ausgedruckt?“ Sie stottert etwas, überlegt und sagt dann „Einfach so, ich habe nicht darüber nachgedacht.“ Danke für so viel Ehrlichkeit! Und: Ein schönes Beispiel dafür, wie schwierig es ist, eigene Rituale zu verlassen, über die man manchmal gar nicht mehr nachdenkt, sondern agiert wie fremdgesteuert. Die beiden ausgedruckten E-Mails sind übrigens 10 Sekunden später im Papiermüll gelandet. Eigentlich schade drum.

Sind Sie bereit, etwas Neues auszuprobieren?

Neulich, im Training „Büroorganisation 4.0“ sagte eine Teilnehmerin: „Mein Chef wollte, dass ich mich hier anmelde. Ich mag mein Papier.“

Das sind schlechte Voraussetzungen für Veränderung. Wer über den analogen Tellerrand hinausschauen möchte, muss Veränderung wollen, muss Lust haben auf neues Terrain. Wer sich in seiner analogen Hölle wohlfühlt, hat keinen wirklichen Anreiz, den Umstieg auf digitales Arbeiten zu wagen.

Ich vergleiche den Umstieg von analoger Organisation auf digitales Arbeiten damit: So lange der Knopf an der Hose noch zugeht, brauche ich mir um eine Veränderung meiner Essens- und Lebensgewohnheiten keine Gedanken zu machen. Erst, wenn der Knopf nicht mehr schließt, muss ich überlegen, ob ich etwas verändere oder einfach eine größere Hose kaufe.

Möchten Sie warten, bis der Knopf nicht mehr schließt oder lieber schon jetzt der eigenen Organisation auf den digitalen Zahn fühlen und beispielsweise Rücksprachen ab sofort papierlos organisieren und mit OneNote den Informationsfluss optimieren? Ich bin bereit, wenn Sie es sind!

Alle Inhalte und Details des Seminars "Büroorganisation 4.0 - endlich digital" lesen Sie auf meiner Webseite. Klicken Sie hier!