Erst neulich sprach ich mit meinen Teilnehmerinnen darüber, wie digital sie schon organisiert sind. Ich bekomme das schnell heraus, indem ich nach den Retrotechniken frage, die sie noch benutzen. Wer notiert To-dos auf einem Block? Die meisten Hände schnellen in die Höhe. Wer schafft es, fast nichts mehr auszudrucken? Die meisten Hände bleiben unten. 

Realität ist heute in vielen Büros noch, dass viele E-Mails ausgedruckt und Prioritäten handschriftlich notiert werden. Das kann man machen, geht aber wesentlich einfacher, wenn man bereit ist, sich der digitalen Welt zu stellen. 

Die Welt von heute ist im Überholmodus. Was gestern noch aktuell war, ist heute schon kalter Kaffee. Ich selbst entdecke immer wieder neue Tools und bin begeistert, wie man sich heutzutage digital organisieren kann.

Arbeiten Sie noch wie ich früher?

„Früher“, als ich noch als Assistentin gearbeitet hatte, war eine meiner großen Herausforderungen, schnell auf alle Unterlagen zugreifen zu können. „Frau Marbach, ich warte“, höre ich es noch tönen, wenn mein Chef ungeduldig wurde, wenn ich schweißgebadet nach einer Unterlage suchte. Heute würde mir das nicht mehr passieren. Der schnelle Zugriff auf Unterlagen ist heutzutage in jedem Sekretariat und für jede Assistenz möglich. Voraussetzung: Sie vertrauen Ihrer digitalen Ablage und haben analogen Retrotechniken den Kampf angesagt.

Chefs überzeugen, digitaler zu arbeiten

Ein viel diskutiertes Thema ist immer wieder, dass die Assistentin zwar gern digitaler arbeiten würde, sich die Chefin oder der Chef aber sträuben. Idealerweise ziehen Sie und Ihre Chefin oder Ihr Chef an einem Strang. Wenn das nicht funktioniert, ist mein Tipp: Starten Sie doch erst einmal digital durch. Organisieren Sie sich papierlos. Dann können Sie auch Ihrem Chef zeigen, wie man ganz ohne Papier entspannt durchs Leben kommt. Wenn Sie das erste Mal ohne Papier zur Rücksprache anrücken, ist großes Staunen seitens Ihres Chefs vorhersehbar. Oder stellen Sie sich vor, er könnte Rücksprachen mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von überall auf der Welt halten und hätte die erforderlichen Unterlagen dafür immer parat, ganz ohne suchen.

Digitales Reisemanagement ist ganz einfach

„Kein Mensch hat doch mehr eine Reisemappe“, schrieb mir letztens eine Assistentin. Ich musste schmunzeln, denn das Gegenteil höre ich wöchentlich im Seminar. Ausgedruckte Reisepläne gehören für viele Assistentinnen zum Tagesgeschäft.

Und dabei ist es eine der leichtesten Übungen, ganz ohne Papier unterwegs zu sein. Tickets sind auf dem Handy abgespeichert, Apps speichern Bordkarten, zeigen Verbindungen von A nach B an und Unterlagen, Präsentationen und Reisepläne sind in OneNote verfügbar. Das Wundertool OneNote überzeugt auch den letzten Skeptiker, auf Ausdrucke zu verzichten. Damit erleichtern Sie Ihrer Chefin oder Ihrem Chef den Zugriff auf alle Informationen von unterwegs, die sie oder er braucht.

Mit meinem Seminar „Modernes Officemanagement“ meistern auch Sie Ihre digitale Revolution. Erfahren Sie auch, wie andere jetzt schon arbeiten und was auf Sie zukommt. Am besten schnell anmelden, um den Anschluss nicht zu verpassen.

Das sind die nächsten Termine:

• 2. bis 3. April 2020 in Berlin
• 28. bis 29. April 2020 in Zürich
• 14. bis 15. Mai 2020 in Düsseldorf
• 11. bis 12. November 2020 in Frankfurt

Alle Details zu diesem besonderen Training sehen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/modernes-officemanagement.html