„Ich bin seit Mitte Januar im Unternehmen und habe meinen Chef noch nie persönlich getroffen“, sagte neulich eine Teilnehmerin im Seminar. Da war es Anfang März.
Neue Zeiten, neue Herausforderungen. Dass man seinen Chef oder seine Chefin über acht Wochen nicht sieht, geschweige denn, sich persönlich noch nicht so richtig kennengelernt hat, wäre „früher“ undenkbar gewesen. Heute nimmt der eine oder andere das so hin. Nicht gut, ist aber so.
Digitale Assistenz ist eine Herausforderung
Völlig zu Recht machen sich Assistenzen heute Gedanken darüber, ob sie ihrem Chef die Assistenz bieten können, die er jetzt benötigt. Man trifft sich virtuell, wenn überhaupt. Schwierige Themen per Microsoft Teams zu besprechen, ist nicht so einfach. Einige bewegen sich mit ihren Chefs deshalb an der seichten Oberfläche. Themen, die man längst hätte ansprechen müssen, schiebt man vor sich her.
Fassen Sie sich ein Herz
Solange Sie Ihrem Chef gar nicht oder sehr selten persönlich begegnen können und meilenweit voneinander entfernt arbeiten, müssen Sie Ihre Zusammenarbeit digital organisieren. Und zwar richtig gut. Wenn Sie früher einen jour fixe hatten, dann sollten Sie das beibehalten. Der funktionierende Informationsfluss zwischen Ihnen beiden ist immer noch Trumpf und Ihre Geheimwaffe für wirklich funktionierende Chefentlastung.
So ging „jour fixe“ früher
Ich weiß noch ganz genau, wie der „jour fixe“ mit meinem Chef früher ablief. Da hieß der auch noch „Rücksprache“. Über die Woche hatte ich alle möglichen Unterlagen gesammelt, analog, Papier, und bin dann mit dem Stapel zu unserem „Date“ rein. Lustig. Heute würde ich das anders organisieren, und nicht nur, weil ich im Homeoffice sitze und mein Chef auch.
Rücksprachen müssen Sie heute papierlos organisieren. Daran geht kein Weg vorbei. Und nicht nur das. Auch Ihre Aufgaben sollten Sie nicht mehr auf Blöcke oder Zettel schreiben und Papier sollte bestenfalls gar nicht auf Ihrem Schreibtisch liegen. Machen Sie den Test, wie gut Sie gewappnet sind für die Chefassistenz in digitalen Zeiten.
Prüfen Sie, wie gut Sie digital schon organisiert sind
Was? | Das mache ich - schon mal | Das mache ich nicht |
Eingehende E-Mails drucke ich schon mal aus. |
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Um mich an etwas zu erinnern, schicke ich mir selbst E-Mails. |
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E-Mails, die ich noch bearbeiten muss, markiere ich mit einem Fähnchen im Posteingang. |
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Gelesene E-Mails, die ich noch bearbeiten muss, setze ich wieder auf ungelesen. |
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Ich schicke meinem Chef E-Mails, um ihn an Aufgaben zu erinnern. |
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Ich schicke meinen Chef Unterlagen per E-Mail, die ich mit ihm besprechen möchte/muss. |
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Ich notiere mir Aufgaben auf einem Block/Papier. |
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Ich nutze Post-its. |
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Wenn ich zwischen Homeoffice und Firma pendele, nehme ich mein Aufgabenbuch/meinen Block mit. |
Meine Auswertung: Jedes Kreuzchen, das Sie bei „Das mache ich“ gesetzt haben, bedeutet, dass Sie sich besser organisieren könnten. Auch wenn Sie das Gefühl haben, noch alles im Griff zu haben, kann sich das jeden Tag ändern. Gut organisiert sind Sie damit nicht. Da geht noch was!
Nehmen Sie aktuelle Herausforderungen an
Die eigene Komfortzone zu verlassen, ist wohl die größte Herausforderung für jeden von uns. Doch wenn wir das nicht tun, verbessern und verändern wir nichts. Und Stillstand bedeutet in dieser schnelllebigen Zeit ganz sicher Rückschritt.
Bereiten Sie sich vor
Irgendwann werden Vorgesetzte wieder reisen und viel unterwegs sein. Möglicherweise nicht so intensiv wie vor COVID-19, aber sie werden es wieder tun. Möchten Sie dann immer noch Reisepläne ausdrucken oder die ganzen Informationen in den Kalender in Outlook quetschen, die Ihr Chef für seine Reise braucht? Das geht auch komfortabler.
Erfahren Sie in meinen Training „Chefassistenz in digitalen Zeiten", wie Sie Ihrer Chefin oder Ihrem Chef die rechte Hand sind, die sie oder er jetzt und in Zukunft braucht.