Wirkungsvoll seinem Chef oder seiner Chefin zu assistieren, das ist gar nicht so einfach. Finde ich. Immerhin arbeiten da zwei Menschen, die im Zweifelsfall unterschiedliche Charaktere haben, sehr eng miteinander. Und das soll dann nicht nur einigermaßen gutgehen, sondern bestenfalls mit maximalem Erfolg geschehen.

„Hauptsache, es läuft.“

Chefs sind manchmal lustige Menschen. „Hauptsache, es läuft“, höre ich den einen oder anderen schon mal sagen. Wie, das ist ihnen egal. Und Assistenzen sagen nicht selten „Mein Chef erwartet, dass ich Gedanken lesen kann.“ Uns ist klar, dass er das nicht wirklich tut, aber wie es scheint, vermittelt er den Eindruck.

Unmissverständliche Kommunikation wird häufig unterschätzt

Vielen Chef-/Assistenz-Teams ist nicht bewusst, wie wichtig die unmissverständliche, klare Kommunikation für ihre reibungslosen Abläufe im Office ist.


Ein Beispiel

Ein Chef legt sich nicht fest, ob und wann er ins Büro kommt oder ob er doch im Homeoffice bleibt. Die Assistenz hofft, ihn zu sehen, bereitet alles vor, was er zum Beispiel unterschreiben muss. Er bleibt im Homeoffice. Die Assistentin ist enttäuscht und frustriert. Am nächsten Tag hofft sie erneut, dass ihr Chef auftaucht. Das Spiel wiederholt sich.


Wenn es der Assistentin nicht gelingt, ihre Gefühle, ihre Frustration zu kommunizieren, wird der Chef nicht verstehen, was er mit seinem Verhalten anrichtet. Wüsste er, was er damit ins Rollen bringt, würde er sein Verhalten vielleicht verändern.

Sensible Themen sensibel ansprechen

Natürlich ist es eine Herausforderung, dem Chef klar und gleichzeitig nicht vorwurfsvoll zu sagen, was sein Verhalten mit einem macht. Und es ist wichtig, das zu tun. Sie können lernen, solche Themen sensibel anzusprechen. Denn wir alle wissen, dass negative Gefühle und Konflikte sich nicht in Luft auflösen, sondern sich in der Regel verschärfen.

So nicht  Besser so
Sie sagen nie, wann Sie ins Büro kommen.  Für mich ist es wichtig zu wissen, ab wann ich mit Ihnen rechnen kann.  
Sie haben fast nie Zeit für Rücksprachen.  Ich brauche mehr Zeit für Rücksprachen mit Ihnen.  
Unser Jour fixe fällt fast immer aus.  Was kann ich tun, damit unser Jour fix regelmäßig stattfindet? 

„Warum macht der das?“

Nicht selten höre ich Assistentinnen fragen „Warum macht der das?“ Die Motivation schwieriger Menschen zu verstehen, beschäftigt viele Assistentinnen. Dabei sind diese Menschen, diese Chefs, meist gar nicht schwierig, sondern sie sind nur anders als man selbst. Mit ein wenig Psychologiewissen können Assistenzen lernen, mit ihren Chefs, die entweder chaotisch, kurz angebunden oder vermeintlich desinteressiert sind, umzugehen.

Mein Tipp, damit Sie die Motivation nicht verlieren, mir heraufordernden Charakteren zusammenzuarbeiten: Deren Verhalten hat meist nichts mit Ihnen zu tun und ist nicht gegen Sie gerichtet. Sie verhalten sich so, weil sie so sind. Und deshalb lohnt es sich für Sie, sich neue Lösungen zu erarbeiten, wie es Ihnen gelingt, Ihren Ködern zu widerstehen und gelassen mit vermeintlich schwierigen Chefs oder nervigen Kollegen gelassen umzugehen.  

Die gute Nachricht: Mit Kleinigkeiten können Sie viel bewirken

Damit Chefassistenz und Zusammenarbeit funktionieren, müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, sich selbst nicht neu erfinden. Denn es sind die Kleinigkeiten, die darüber entscheiden, ob Sie Ihren Chef wirkungsvoll entlasten, ihm nachhaltig assistieren. Und diese Kleinigkeiten lassen Sie als Team ganz groß rauskommen.

Claudia und Thomas Sylter Chefassistenztage

Ihr Trainerteam bei den Sylter Chefassistenztagen

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Alle Inhalte und Details lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/sylter-chefassistenz-tage.html

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