Wie sollten Sie reagieren, wenn ein Kollege sich über Ihren Chef beschwert?
Wenn ein Kollege sich bei Ihnen als Assistentin über Ihren Chef beschwert, ist es natürlich wichtig, dass Sie angemessen und professionell reagieren. Das ist Ihnen klar, nur, wie sieht das konkret aus? Das sind ein paar Ideen, wie Sie sich verhalten könnten:
1. Zuhören:
Beginnen Sie damit, Ihrem Kollegen zuzuhören, ohne sofort zu urteilen oder sich auf eine Meinung festzulegen. Lassen Sie ihn seine Anliegen und Sichtweisen ausdrücken. Erledigen Sie nichts nebenher. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch. Wenn Sie in dem Augenblick keine Zeit haben, sagen Sie das und bitten darum, später mit ihm sprechen zu können.
2. Empathie zeigen:
Zeigen Sie Verständnis für die Gefühle und Sorgen Ihres Kollegen. Sagen Sie etwas wie: „Ich verstehe, dass das frustrierend sein kann."
3. Neutralität wahren:
Vermeiden Sie es, sich auf eine Seite zu schlagen oder Partei zu ergreifen. Sie sind in einer einzigartigen Position als Assistentin und sollten neutral bleiben.
4. Fragen stellen:
Um ein besseres Verständnis für die Situation zu bekommen, können Sie Ihrem Kollegen Fragen stellen. Zum Beispiel: „Magst du mir sagen, was genau passiert ist?" oder „Möchtest du mit dem Chef darüber sprechen?“
5. Hilfe anbieten:
Wenn Ihr Kollege nach Rat oder Unterstützung fragt, können Sie vorsichtig einige Möglichkeiten zur Problemlösung oder zur Kommunikation mit dem Chef vorschlagen. Zum Beispiel: „Du könntest einen Termin mit dem Chef vereinbaren, um deine Bedenken zu besprechen?"
6. Diskretion wahren:
Betonen Sie die Wichtigkeit, vertraulich mit sensiblen Informationen umzugehen, insbesondere wenn es um Beschwerden gegenüber dem Chef geht. Versichern Sie Ihrem Kollegen, dass Sie seine Privatsphäre respektieren werden.
7. Weiterleiten, wenn nötig:
Wenn die Beschwerde schwerwiegender ist oder rechtliche oder ethische Fragen aufwirft, ist es möglicherweise notwendig, die Angelegenheit an die entsprechende Stelle in Ihrem Unternehmen weiterzuleiten, wie beispielsweise die Personalabteilung oder die Geschäftsleitung. Erklären Sie Ihrem Kollegen, dass solche Angelegenheiten angemessen behandelt werden müssen.
8. Positiv abschließen:
Schließen Sie das Gespräch in einer positiven Note ab, indem Sie Ihrem Kollegen ermutigende Worte anbieten. Zum Beispiel: „Ich hoffe, dass sich die Situation verbessert, und wenn du sprechen willst, bin ich gerne für dich da.“
Tipp Nummer 9: Es gibt noch einen rhetorischen Tipp, wie Sie reagieren können, um das Gespräch viel, viel kürzer zu gestalten und trotzdem einfühlsam zu reagieren. Den verrate ich Ihnen in meinem Training „Chefassistenz auf Augenhöhe“.