Ich habe eine Komfortzone, aus der ich mich nicht so gerne herausbewege. Das liegt nicht daran, dass diese Komfortzone sonderlich bequem ist. Nein, sie ist mir nur vertraut. Der Grad des Unbequemen ist mir bekannt und ich bin bereit, ihn in Kauf zu nehmen.

Assistenzen pflegen auch Komfortzonen

Bei meinen Seminarteilnehmerinnen findet sich das Phänomen auch. Viele Assistentinnen arbeiten seit vielen, vielen Jahren in der gleichen Art und Weise. Sie notieren sich ihre To Dos auf einem Block, E-Mails, die sie später bearbeiten möchten, drucken sie aus und für Rücksprachen mit ihren Chefs nehmen sie einen ganzen Berg Unterlagen mit ins Gespräch. Der Blick über den analogen Tellerrand fällt einigen noch schwer. 

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„Ich komme morgens um 7 Uhr und gehe so gegen 18 Uhr“, sagte letztens eine Teilnehmerin. Das ist schnell ausgerechnet: Sie verbringt 11 Stunden ihres Tages im Büro. Ich finde das zu viel. Und sie nimmt an einem Chefentlastungsseminar teil. Hat sie nicht schon genug zu tun?

Ich habe sie gefragt, warum sie teilnimmt und sie sagte, sie erhoffe sich Hilfe, wie sie die Zusammenarbeit mit ihrem Chef optimieren und die Überstunden reduzieren könne. Da war sie bei mir richtig. 

Weniger arbeiten – mehr Chefentlastung

Praktisch sieht es so aus, dass ich es als meine Aufgabe betrachte, den überarbeiteten Assistentinnen in meinen Seminaren Tools, Kniffe und Kommunikationstipps an die Hand zu geben, mit denen sie den Chefentlastungseffekt noch weiter optimieren und gleichzeitig weniger und entspannter arbeiten können. Chefentlastung und gelebte Resilienz!

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Sie können ganz einfach prüfen, wie modern Sie arbeiten, indem Sie die folgenden Aussagen mit ja oder nein beantworten.

• Ich mache mir hin und wieder Notizen auf Post-its.
• Meine Aufgaben notiere ich mir auf einem Block.
• Einige E-Mails drucke ich aus und lege sie in die Wiedervorlagemappe.
• Einige E-Mails drucke ich aus, um mit meinem Chef darüber zu sprechen.
• Ich drucke meinem Chef Präsentationen aus. 

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Mein Top-Tipp für mehr Achtsamkeit

Dass die Arbeitsbelastung wächst, ist kein Geheimnis. Und es vergeht kaum ein Seminar, in dem ich nicht darauf angesprochen werde, wie man achtsam mit sich umgeht. Sogar letztens im Korrespondenztraining sprach mich eine Teilnehmerin darauf an – und bei diesem Thema steht Achtsamkeit so gar nicht auf der Agenda. Da sieht man mal, wie bedeutsam Achtsamkeit heutzutage ist. Energieräuber lauern einfach an jeder Ecke und es nicht so einfach, sich dennoch energetisch und stark zu fühlen.

Ich habe einen sehr einfachen Tipp für Sie, wie Sie es schaffen, achtsamer mit sich umzugehen und gebe Ihnen dazu ein Beispiel: 

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„Frau Hansen, ich könnte jetzt gut einen Kaffee trinken.“ Auch Chefs kommunizieren indirekt, wie es scheint. Denn Frau Hansen weiß, was das bedeutet: „Machen Sie mir doch mal einen Kaffee.“

Dieses Beispiel erzählte Frau Hansen neulich im Seminar. Und, ganz ehrlich – sowas habe ich lange nicht gehört. Für sie war es alltäglich, dass ihr Chef sie zum Kaffeekochen schickte. Naiv, wie ich bin, ging ich davon aus, dass diese Zeiten vorbei seien. Auf die heute üblichen Kaffeevollautomaten drückt man doch nur noch drauf und die gewünschte Kaffeespezialität ergießt sich in der Tasse. Nun, nur aufstehen und hingehen muss man noch. Wenn man dazu zu faul oder wichtig ist, braucht man wohl eine Assistentin, die das erledigt. Sie merken schon, das Thema regt mich auf.  

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Jedes Mal, wenn ich Unterlagen für mein Seminar „Modernes Officemanagement“ vorbereite, zögere ich die Erstellung heraus. Warum? Weil es immer wieder etwas Neues gibt und ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern keinen alten Kram „servieren“ möchte. 

Es gibt so viele Tools, die Sie und Ihr Chef nutzen könnten – wer will da den Überblick behalten? Selbst die Programme, mit denen wir seit Jahren arbeiten, kennen wir nicht so gut, als dass wir alle ihre Vorteile nutzen würden. Nehmen wir nur Outlook.

1. Wer von Ihnen verschickt personalisierte Serien-E-Mails?
2. Wer arbeitet konsequent mit der Aufgabenfunktion?
3. Wer verschiebt E-Mails in die Aufgaben und kategorisiert sie? 

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„Ich mache das schon immer so“, sagte letztes eine Teilnehmerin.

Das kann drei Dinge bedeuten:

1. Sie ist schon seit zwanzig Jahren so gut organisiert, dass sie nichts mehr optimieren kann.
2. Sie ist seit zwanzig Jahren ausreichend gut organisiert, dass sie nichts optimieren muss aber könnte, damit sie noch besser organisiert ist.
3. Sie ist seit zwanzig Jahren so organisiert, dass es ihr reicht. 

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