Sie präsentieren sich immer und Ihr Unternehmen an fünf Tagen die Woche. Ihr Auftritt soll weitestgehend souverän verlaufen? 

Ich habe fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen zu einem professionellen Auftritt verhelfen. 

Ihre Wirkung auf andere Menschen steht und fällt mit Ihrer Kommunikation. Und die damit verbundenen Herausforderungen lauern an jeder Ecke. Ein Kunde am Telefon wird unverschämt, der Chef Ihres Chefs wartet ungeduldig auf Unterlagen und die lieben Kollegen halten gesetzte Fristen nicht ein. Und zu guter Letzt weiß Ihr Chef Ihre Arbeit nicht zu schätzen und würgt Ihnen noch einen rein, weil er selbst genervt und gestresst ist.  

Für Sie als Assistentin ist es wichtig, dass Sie flexibel und kompetent in herausfordernden Situationen reagieren. Warum? Ganz einfach: sich selbst zuliebe. Damit Sie gelassen, entspannt, fröhlich und professionell Ihren Job erledigen können.

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Wie möchten Sie auf andere im Job wirken? „Kompetent“ sagen viele Damen in meinem Seminar. Und wodurch wirken Sie kompetent? Was glauben Sie?

Kompetent sein bedeutet nicht automatisch, auch kompetent zu wirken. Ihre Wirkung auf Andere setzt sich aus vielen kleinen Mosaikteilchen zusammen. Fachwissen allein reicht nicht aus, um andere Menschen von der eigenen Kompetenz zu überzeugen. 

Neulich im Seminar

Eine Teilnehmerin war fest davon überzeugt, dass ihre Kompetenz und die damit verbundene Wirkung auf andere Menschen nahezu ausschließlich von ihrem Fachwissen abhängig seien. Und wie sich im Seminar herausstellte, war sie wirklich schlau, gebildet, schnell im Kopf, verfügte über ein gutes Allgemeinwissen, war gut organisiert, analytisch. Sie verkörperte so viele positive Eigenschaften, dass man fast neidisch werden könnte.

Sie fragen vielleicht zurecht „Was will die dann in einem Seminar, wenn sie eh schon alles kann?“. 

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In den letzten Wochen habe ich viele Assistentinnen in meinen Seminaren getroffen, die auf Sylt gern dabei wären. Das verstehe ich; die Veranstaltung ist super, die Insel ein Traum und der Effekt auf Ihre Arbeit und Zusammenarbeit mit Ihrem Chef deutlich spürbar. Zufriedene Teilnehmerinnen können nicht irren. 

„Vielen lieben Dank für die wundervollen Tage! Tolle Themenwahl und eine Vermittlung dieser, mit einer Leichtigkeit und soooo authentisch. Liebe Frau Marbach, jeder Mensch sollte ein Seminar bei Ihnen und Herrn Leonhard erleben dürfen. Schon heute hatte ich viel Gelegenheit, dass Gelernte anzuwenden und was soll ich sagen, es hat funktioniert. Vielen Dank und ich freue mich auf das nächste Mal." Petra Buhland, Sekretariat Leitung Kundendienst, Mercedes-Benz Vertrieb PKW GmbH Teilnehmerin der Sylter Chefassistenztage vom 1. bis 3. April 2019

Die interessierten Damen haben ihre Chefs schon auf die Teilnahme angesprochen und konnten sie noch nicht überzeugen.  

Damit es doch noch mit Ihrer Teilnahme klappt, 7 rhetorische Tipps, wie Sie Ihren Chef überzeugen

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Ich sitze im Zug und es hört sich so an, als telefonierte jemand über Lautsprecher. Ich folge den Geräuschen und tatsächlich nimmt sich die junge Frau heraus, den ganzen Wagen mit ihrem Gespräch zu unterhalten. Auf meinen Hinweis, sie könne doch Kopfhörer verwenden, reagiert sie ungehalten und mit „man könne auch kleinlich sein“ und ich solle mich ruhig beschweren. „Man kann auch schlechtes Benehmen haben“ fällt mir noch ein, dann entziehe ich mich der drohenden Schlacht. Ich bin nicht bereit, mich auf das vulgäre Niveau zu begeben, das mir da droht. 

Gut gemacht, denke ich, als ich wieder sitze und höre, dass sie trotz ihres anfänglichen Widerstands ihr Telefonverhalten verändert hat. 

Ich gerate ständig in solche Situationen
Die Liste meiner kommunikativen Herausforderungen ist lang. Ich gerate andauernd in solche Situationen, in denen ich überlege, ob ich jetzt etwas sagen soll oder nicht und wenn ja, was. In der Regel habe ich ausreichend Zeit darüber nachzudenken, wie ich vorgehen möchte. Die haben Sie im Büro vielleicht nicht immer.

Wie Sie schlagfertig auf herabsetzende Angriffe reagieren

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Ich habe mal irgendwo gelesen, dass eine Assistentin als gleichberechtigte Partnerin ihres Chefs unter anderem in der Lage sei, ihm zum richtigen Zeitpunkt konstruktives Feedback zu geben.

Das kommt mir ganz schön anspruchsvoll vor. Und doch wäre es schön, wenn Sie und Ihr Chef auf Augenhöhe miteinander umgingen. Oder was meinen Sie?

Gehört Ihr Chef zu den Vorgesetzten, die sich konstruktives Feedback wünschen? Das wissen Sie vielleicht gar nicht. Nicht jeder Chef möchte auf seine Eigenheiten hingewiesen oder gar gemaßregelt werden. Nach dem Motto „Hier sieht es wieder aus. Keine Ahnung, wie Sie sich zurechtfinden“, wenn die Assistentin seinen übervollen Schreibtisch kommentiert.

Erarbeiten Sie sich die Augenhöhe

Ich glaube, dass Sie sich einen Umgang auf Augenhöhe erarbeiten müssen. Und wie machen Sie das am besten?

Meine 5 Ideen, wie Ihnen das gelingt:

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Im Eifer des Gefechts und der Emotionen kann schon mal ein falsches Wort „schlüpfen“ oder man vergreift sich im Ton. Wenn so etwas passiert, merkt man das in der Regel schnell. Passiert Ihnen das gegenüber Ihrem Chef, sollten Sie sofort handeln und um Entschuldigung bitten. So weit so gut. Das schaffen Sie.  

Doch nicht immer ist einem bewusst, dass man sich im Ton vergriffen oder eine falsche Formulierung gewählt hat. Die Reaktion des Gegenübers spricht zwar Bände, doch man selbst zuckt mit den Schultern und denkt „Soll der sich doch nicht so anstellen“ oder „Das muss er abkönnen“. Doch kommunikative „Fehltritte“ nimmt Ihnen Ihr Gegenüber vielleicht übel. Vor allen Dingen dann, wenn sie sich wiederholen. 

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Viele Chefs sind so selten im Büro, dass sie kaum dazu kommen, sich mit ihren Assistentinnen abzustimmen. Das ist ein bisschen so wie Ehemänner, die abends spät von der Arbeit kommen und es gerade noch so schaffen, ihren Kindern eine gute Nacht zu wünschen. Die Ehefrau hat das Gefühl alles bliebe an ihr hängen und Unzufriedenheit bis Unglück machen sich breit. Manchmal gehen diese Paare zur Paartherapie. 

Sind Chefs und Assistentinnen eine Art Paar?

Chefs und Assistentinnen haben auch nicht immer die Zeit, sich ausreichend abzustimmen und für einen ausreichenden Informationsfluss zu sorgen. Termine werden überzogen und der Abstimmungstermin, den Sie mit Ihrem Chef hatten, fliegt kurzerhand aus dem Kalender. 

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